应收账款的核算与管理

一、应收帐款管理中存在的问题

二、应收账款形成及坏账产生的原因

三、应收帐款的核算与管理对策

内 容 摘 要

应收帐款是指企业因销售商品、产品或提供劳务等业务应向购货方收取的款项。它的变现性较强，企业的一项重要流动资产。在目前市场竞争激烈的情况下，企业为了扩大销售，增强市场竞争力，开展了多种形式的促销业务，使应收账款金额不断增大。应收账款是企业流动中的的速动资产，是应快速、及时收回用于再生产的资金，是企业回收资金中的一个重要组成部分。如果这部分资金不能按期如数回笼，就会使企业的投资得不到补偿，影响企业流动资金的周转，加大企业成本。坏帐损失也日益增多，给企业的正常生产经营活动造成严重影响，严重制约了企业的正常生产和发展。如何有效地控制应收帐款的增长，已成为企业管理和生死存亡的重要议题。 

本文在阐述企业应收帐款管理中存在问题的基础上，分析了应收账款形成及坏账产生的因，并提出了应收帐款的核算与管理对策，以期提供企业的财政经营状况。

关键词：应收账款 应收账款核算 应收账款管理

应收账款的核算与管理

一．应收帐款管理中存在的问题 

   就性质而言，应收帐款属于一种营业性的短期债权，它所涵盖的方面广泛且复杂，在目前的企业经营中，应收帐款的管理都存在着不同程度的问题，总结分析，主要表现在以下几个方面

   （一）企业防范风险意识不强。在产品的经营过程中，由于合同审查不仔细，购销双方对合同条款产生分歧，导致购货方故意拖欠货款，不及时结算，造成货款不能及时收回。

   （二）企业当中存在着不同形式的违反常规的帐款管理现象。有的企业为了上市，虚增收入、虚开口头发票。

（三）企业内部管理混乱，结算手续未能及时办妥或经办人员催收不力，形成积欠。有时本来货款已收回的经济业务，但有关人员长期不报帐或财务人员销帐不及时，形成积欠。 

（四）企业财务人员素质较差，发生记帐错误，形成应收帐款。对于业务联系较多的企业, 应详细反映应收帐款或应付帐款的地址、名称、进行明细登记，有的企业财会人员粗心大意，致使帐目串户较多，造成帐目余额不一致。有时对于同一个单位，在应收帐款有户头，同时在应付帐款也有户头，不便于管理。如该单位用其应收帐款抵付应付帐款，本应冲减应付帐款科目，但企业在应付帐款中又设立户头予以挂帐，使本来应该结清的业务，由于财务人员处理不当，造成两头挂帐，使会计工作带来很大麻烦。 

二．应收账款形成及坏账产生的原因 

（一）应收帐款形成的原因

应收帐款形成可以分为两大类，第一类是商业竞争，第二类是销售和收款的时间差距。

1、商业竞争，这是发生应收账款的主要原因，也是客观因素。在现代市场经济的条件下，存在着激烈的商业竞争。就现代市场经济本质而言，是信用经济，信用销售已成为企业争取客户，扩大销售和经营规模的最有效手段。在社会主义市场经济条件下存在着激烈的商业竞争。竞争机制的作用迫使企业以各种手段扩大销售。除了依靠产品品质、价格、售后服务、广告等外，赊销也成为了扩大销售的手段之一。对于同等产品的价格，类似的质量水平，一样的售后服务，实行赊销的产品的销售额大于现金销售的销售额。因此客户从赊销中获得利益，降低了企业的利润，于是产生了应收账款，由于竞争引起的应收账款，是一种商业信用。

2、销售和收款的时间差距。商品成交的时间和收款的时间时常不一致，这也导致了应收账款。这是因为货款结算需要时间，结算手段越是落后，结算所需时间越长，销售企业只能承认这种现实并承担由此引起的资金垫支。由于销售和收款的时间而造成的应收账款，不属于商业信用。这是发生应收账款的主观因素。

（二） 应收账款坏账的原因

1、 企业经营者法律意识谈薄 

客户不按合同，协议规定归还到期债务，是负债方的一种违法违章行为，或有的因合同不规范，被客户利用，收到货后，以各种理由推迟付款或拒付，形成呆帐企业应重视债权人，有权利利用法律来维护自己的合法权益。 

2、 应收账款管理不善 

有些客户超过规定时限（信用期限），客户认账，但以资金紧张或企业亏损等理由拖欠账款。还有些客户以企业改制为由，故意拖欠账款。针对这类状况，企业应加强应收账款的管理，但有些企业应收账款管理制度形同虚设，管理人员没有把责任落实，使得潜在坏账越来越多，甚至形成呆账。 

3、 销售人员激励机制不健全 

很多企业在销售考核体系中，只将工资报酬与销售额挂钩，却忽略了货款的回笼，这就加大了坏账的可有性，因为销售人员只关心销售指标的完成。

4、 缺乏信用管理 

大多数企业在销售过程中。不了解客户的资信状况，就轻易地将产品赊销出去，这就加大了坏账的风险。由于我国目前社会信用程度普遍较低，相当数量的企业或单位不能严格信守合同契约，而很多企业并未对此引起足够重视。 

三．应收帐款的核算与管理对策 

（一）实施应收帐款核算的审计

首先，审计人员应通过查阅规章制度，向有关人员口头查询或现场调查等方法了解企业应收帐款的内部控制制度的健全性和有效性。其主要内容包括 

1、企业在销售业务过程中发生应收帐款业务时是否立即填制应收帐款凭证并据以登记应收帐款明细分类帐，是否明确了收回期限和结算方式，是否能够及时组织人员催收。 

2、企业有关应收帐款的工作人员能否按职能分工，发票、记帐、收款等收入凭证是由哪些部门开发款项的结算手续各程序如何规定，销售发票上是否有销售部门、出纳、审核人员的签章和单位公章。 

3、销售发生的退回、折扣与折让是否经有关领导批准，授权人与收款的职责是否分离，销售退回是否有仓库部门的退货验收单，销售折扣与折让在核算上是否采用总价法入帐，是否有严格的复核手续，是否发生折扣损失。 

4、企业的内部审计机构是否定期对应收帐款进行内部审计，能否定期对应收帐款试算表和各主要的明细分类帐相互核对，能否对应收帐款的结构和帐龄进行分析，企业规定的工作程序是否得到贯彻执行。 

（二）加强应收帐款的管理控制

1、严格执行应收帐款的日常帐务核对工作：财务人员依据完整合法的凭证登帐要及时、准确。对本期发出商品数量、金额以及当期的回款金额在明细帐中要详细如实反映，并定期和总帐核对，保证应收帐款的真实可*，维护企业资产安全完整。要逐月编制外欠货款余额明细表，详细列清外欠单位金额并及时向领导和销售部门反映。销售部门应依据销售人员建立发货、收款、外欠台帐，并及时和财务部门核对，确保业务人员责任到位。只有这样，才能对企业的应收帐款作出合理的归纳、总结，对应及时清理的外欠作出准确的判断。 

2、对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制　

2.1事前控制：（签约到发货） 

　　从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。 

　对客户的审查内容（5W）： 

　（1）、who 人员素质，销售业绩，社会关系 

　　(2)、where 地理位置，物流配送情况 

　　(3)、when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历 

　　(4)、what 信用档案，有无不良纪录 

　　(5)、why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景 

　　对客户的评定等级 

　　A 类客户，回款2个月内 

　　B 类客户，回款5个月内 （最好预付一部分货款） 

　　C 类客户，回款8个月内 （必须预付一部分货款） 

　　D 类客户，回款时间相当长，不可靠 （必须货款两清） 

　　签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。 

　　在销售合同中应明确的主要内容 ： 

　　(1)、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等； 

　　(2)、明确双方的权利义务和违约责任； 

　　(3)、确定合同期限； 

　　(4)、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）； 

　　(5)、电话订货，最好有传真件作为凭证。 

　　合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。 

　2.2、事中控制：（发货到收款） 

　　(1)、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪） 

　　收账策略如下： 

　　A 类客户，按常规合同 

　　B 类客户，最好预付一部分货款 

　　C 类客户，必须预付一部分货款 

　　D 类客户，必须货款两清 

　　(2)、回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。 

　　有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。 

　　(1)、产品结构为多品种、多规格； 

　　(2)、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同； 

　　(3)、产品出现平调、退货、换货时； 

　　(4)、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款； 

　　以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。 

2.3、事后控制：（欠款到追收） 

　　(1)、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（ 如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。 

　　(2)、总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。 

　　追款三步骤： 

　　①、联系：电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆 

　　销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。 

　　②、信函： 期限 实地考察 保持压力 确定追付方式 

　　销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。 

　　③、走访：资信调查 合适的催讨方式 

　　销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不 应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。 

　　(3)、对已拖欠款项的处理事项 ： 

　　①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备； 

　　②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性； 

　　③、追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出； 

　　④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义； 

　　⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。 

总之，时刻重视产品的适销对路、控制应收账款的增长，树立现代的营销观念，加强管理力度，切实将各项措施落实到实处，只有这样才能将企业应收账款控制在较合理的水平，使企业产生更大的效益。 

参考文献

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[2]林诚洲. 浅谈加强建筑行业应收账款的管理, 发展研究, 2005（1）

[3]姚飞. 应加强企业应收帐款的管理, 现代审计与会计, 2005（2） 

[4]金培华. 应收帐款管理是企业资金管理的重点, 上海轻工业, 2004（5）

[5]李树恺. 谈企业应收帐款的控制和管理, 陕西煤炭, 2004（4）