( 7 ) 查询打印上机记录 ………………………………
2各个专项核算功能模块的维护 ………………………
3系统人员以及与之相关的准则、规范、制度等的维护 …
三、参考文献
内 容 摘 要
会计电算化系统是以电子计算机及其外部设备为数据处理工具，由会计信息相互联系形成的一个系统，它收集、加存贮、传输和利用会计信息、对经济活动进行控制。会计电算化系统是一个处理加工会计数据的信息系统，对系统数据进行维护是会计电算化系统维护的重要的任务。在任何企事业单位中，会计数据都是最重要的经济数据，有人把会计数据称为企业生存竞争的命根子，这并不过份。在会计电算化系统的诸构成要素中，只有系统数据是非标准的，即从其他地方无法获取的，而计算机硬件和软件等都可以从其他地方重新获得。会汁电算化系统的数据维护主要是防止会计信息遭受非法和意外的泄漏、修改及丢失。数据维护应在真正行之有效地提供可靠维护措施的同时，尽量减少对日常工作的干扰和可能带来的麻烦与不便。有效的会计数据维护至少应具备完整性、保密性、可用性和榆察生等特征。要会计信息的安全，是顺利实现会计电算化工作的一个重要前提。试想在没有数据备份的情况下，储存在硬盘中多年的会计数据一旦丢失，将是一个灾难性的后果。因此我们必须保证会计电算化系统在一个相对安全的环境下运行，做到不出问题，少出问题，一旦出现问题应该能够及时发现、及时解决、使得由此而产生的信息风险自始至终处在可控的范围之内。
关键词：会计电算化系统：特点，维护
会计电算化系统的特点及维护
会计电算化系统是一个处理加工会计数据的信息系统。对系统数据进行维护是会计电算化系统维护的重要的任务。在任何企事业单位中，会计数据都是最重要的经济数据，有人把会计数据称为企业生存竞争的命根子，这并不过份。在会计电算化系统的诸构成要素中，只有系统数据是非标准的，即从其他地方无法获取的，而计算机硬件和软件等都可以从其他地方重新获得。会汁电算化系统的数据维护主要是防止会计信息遭受非法和意外的泄漏、修改及丢失。数据维护应在真正行之有效地提供可靠维护措施的同时，尽量减少对日常工作的干扰和可能带来的麻烦与不便。有效的会计数据维护至少应具备完整性、保密性、可用性和榆察生等特征。
一：会计电算化的特点
1.数据存储介质的磁性化
在采用电子计算机的条件下, 是以磁性材料(硬盘或软盘) 作为数据的载体, 当会计数据输入计算机之后, 一切登录、计算、分类、汇总、转帐、编制报表, 都由计算机自动完成。这就要求除了加强对计算机中存储数据的硬盘及软盘的硬件保护之外, 还必须加强数据的备份与恢复措施, 以防范由于意外原因造成的数据重大损坏。
2.数据的规范化、代码化。
会计电算化系统要求原始会计数据标准化、规范化, 要求录入到计算机的“数据”(包括汉字数据) 尽量代码化, 如会计科目、原材料、固定资产、产成品等数据, 必须形成标准化的代码, 以便于计算机快速、高效地进行加工处理。这就要求会计电算化信息系统所采用的数据代码必须规范化、标准化。
3.会计数据处理的自动化、集中化
当会计数据输入计算机后, 会计数据就由计算机自动加工处理, 很少人为干预。会计数据的处理集中在计算机内进行, 使一次输入的会计数据在会计电算化系统内全面共享。这就要求: 首先必须加强对数据录入的控制, 加强对数据的各种检查与校验措施, 以最大限度地减少数据录入错误;其次在程序中增加一个数据审核与校验模块, 让审核员来对录入员录入的数据进行数据正确性与合法性的检查, 以进一步确保数据的准确;最后在计算机对数据的处理过程中, 加强对业务处理流程的控制, 以防止由于操作顺序的颠倒而造成的数据混乱错误。
4.数据处理流程的简约化
在手工操作的条件下, 通常要经过审核原始凭证后编制记帐凭证、登记帐簿、进行成本计算、定期结帐和编制会计报表等步骤来完成全部数据处理过程。应用电子计算机来处理上述会计业务时, 处理顺序基本与手工处理相同, 但有一个明显的差别就是: 计算机避免了数据的重复加工处理过程, 因为计算机已使手工操作时的内部牵制和相互核对作用失去意义。但同时却带来新的问题, 计算机对数据处理的简化, 失去了手工操作时的一些行之有效的内部牵制和相互制约控制, 这就要求在计算机条件下的会计数据处理, 必须加强对这一系列处理的时序控制、避免重复操作控制、必要时加入一些中间数据审核与检查模块等强有力的措施, 以保证会计电算化中的数据处理流程的准确无误。
5.组织和人员协调及内部控制的网络化。
会计电算化系统中的人员将由会计专业人员、电子计算机软件、硬件及操作人员组成。对这些人员的要求是, 既要懂会计知识, 又要懂电子计算机知识。组织机构由原来的相互稽核牵制作用的专业组构成, 改变为由会计数据处理部门、会计数据管理部门以及系统维护部门构成, 从而形成了一个新的内部控制牵制网。这就要求制定会计电算化条件下的各种新的管理制度, 例如, 岗位责任制、软硬件维护制度、操作管理制度、数据审核制度、会计档案管理制度等。
二：会计电算化系统的维护
1：数据维护
一般通用会计电算化系统都存硬盘处务数据。数据维护功能实现对硬盘数据的备份、恢复、删除，以及重建索引。备份功能将硬盘数据建立软盘副本，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故造成的硬盘数据丢失；一旦硬盘数据被破坏，恢复功能能使系统数据的得到尽快恢复以保证业务正常进行。如果某些数据不需要长期存放在硬盘上，造成硬盘空间不够用时，执行数据删除即可。如果数据顺序发生混乱，或做完数据恢复后，为防止数据造成混乱，可通过重建索引功能进行重建。 （ 1 ）数据备份。指将会计电算化系统产生的数据备份到硬盘或软盘中保存起来。数据备份工作对保证系统的正常运行非常重要，必须认真做好这项工作，数据的硬盘备份一般南系统强制完成，如果在每次记账前都须做完硬盘备份才能开始记账，软盘备份一般由操作员完成。硬盘需要格式化，一个月份的数据处理结束后，更新软件版本三种情况，都必须进行数据软盘备份。备份前准备好足够的格式化的空盘。在通用会汁电算化系统巾，选择数据备份功能后，系统一般先对硬盘数据进行检查，而后提示要准备的备份软盘数量和备份路径，此后的操作按提示进行。月份数据的备份应交叉进行，即应至少有两个不同时间的数据备份，以防其中某一备份有错，备份软盘应写清数据备份的时间，妥为保存。年度数据的备份应有两到三套备份，且分别存放在非机房的不同地点，以免发生意外。 （ 2 ）恢复数据。以软盘或硬盘上的备份数据，恢复硬盘数据文件。当硬盘数据损坏或丢失时，利用以前制作的软件或硬盘备份进行恢复。如果没有发现数据损坏，一般不用进行数据备份恢复。恢复数据将覆盖硬盘中现有的数据，只有在硬盘数据被破坏情况下才能使用该功能，硬盘数据正常时禁止使用该功能。在一般通用会计电算化系统中，当系统数据的确由于硬件或病毒等原因出现故障时，就可通过本功能，按系统提示将备份数据盘至置于驱动器，检查软盘是否正确，以便按提示操作即可完成数据恢复工作。 （ 3 )查询硬盘软盘数据查询数据分为查询系统运行数据和备份数据。查询系统运行数据的具体方法见系统使用的有关章节。查询备份数据的目的，其一确认系统备份数据安全无误，必要时另做备份，其二确认调用数据的正确。 （ 4 ）重建索引。会计电算化系统的数据量非常大，数据库中的数据火系也比较复杂，通常是通过建立索引以加快查找速度。当硬盘上 现故障或异常中断时，容易引起数据排序混乱，进行索引重建可消除这些问题。存会计电算化系统的使用过程中可常执行此功能，以保证数据排序正确。 （ 5 ）恢复数据至记账前状态。记账过程中，由于断电使登帐发生中断等，事后发现记账有错误，但以前记账的数据没有错误，只是本次记账的数据有差错。为了解决这类问题，许多通用会计核算软件都没有“恢复数据至记账前状态”功能。这时可调用“恢复数据至记账前状态”功能进行恢复操作，将数据恢复到记账前的状态，待调整完后再重新记账。其实，“恢复数据至记账前状态”本身是一个数据恢复过程。有些通用会计核算软件功能菜单中没有显示这个功能项目，此时只需进行硬盘或软盘备份数据恢复，也可达到同样的结果。 （ 6 ）以前年份的数据。如果每年的核算数据都保仔在硬盘上，一方面造成硬盘 间的紧张，影响系统的运行效率，另外还给数据的管理带来麻烦。为此，需要定时删除以前年份的数据，以提高系统运行效率，执行此功能前，特别要注意一定要做好数据软盘备份，以免造成无法挽回的损失。 ( 7 ) 查询打印上机记录。会计信息系统是一个重要的情报系统。任何人进出系统都应该进行严格的登记。作为一项系统管理制度，应该认真进行上机登记工作。为了进一步保证系统信息的安全，许多通用会汁核算软件都设置r查询打印上机纪录功能。这个纪录应该是一个不能打开数据库，详细记载着每一个进入系统人员的姓名、进行时间、调用的功能、进行的操作等。 2、各个专项核算功能模块的维护。各个专项核算功能模块在整个通用会计核算软件巾 于相对独立的地方，它们的维护工作往往也是单独进行的。具体维护工作通常包括：操作员权限的设置、修改口令、重建索引、数据备份、数据恢复、查硬盘数据和查备份盘数据等。这些功能的使用方法与账务处理系统相同，这里不再赘述。 参 考 文 献
孙拥军.浅议加强会计电算化系统的内部控制.经济师2007年7期
2、陈燕华.会计电算化系统的安全风险及防范.中国财经报2001年
