目 录
一、物流企业的概念及特点
二、物流企业应收账款管理存在的问题和管理误区
三、加强物流企业应收账款管理的对策和思路
内 容 摘 要
随着我国加入WTO,经济的发展进一步融入国际社会,国际间的贸易以及国内供需量的增长,物流业也迎来千载难逢的发展机遇,物流企业近年来如雨后春笋般涌现。但物流作为一个新兴的行业,市场的完善需要一个发展的过程,物流企业的定义、税制的改制等都是社会热点话题,其中应收账款的管理也是困扰物流企业的重要问题之一。近几年物流企业得到快速发展,但作为一个新兴行业,其在发展过程中也出现了一些问题,应收账款问题就是困扰物流企业的重要问题之一。所以在分析应收账款对物流企业经营影响的基础上,找出物流企业应收帐款管理存在的一些问题和管理上的误区,并针对这些问题和误区提出了相关的解决思路和对策具有重要意义。
应收帐款管理研究
——以物流企业为例
随着我国加入WTO,经济的发展进一步融入国际社会,国际间的贸易以及国内供需量的增长,物流业也迎来千载难逢的发展机遇,物流企业近年来如雨后春笋般涌现。但物流作为一个新兴的行业,市场的完善需要一个发展的过程,物流企业的定义、税制的改制等都是社会热点话题,其中应收账款的管理也是困扰物流企业的重要问题之一。
一、物流企业的特点
（一）物流企业是微利行业
持续上涨的油价已经大大压缩了物流企业的利润空间。想提高运费却遭到厂家反对,部分物流企业开始出现亏损。与的士、公交这些能得到政府部分补助的运输行业相比,物流行业无疑承担了更加重的负担。
近年来油价不断创下新高，物流企业车辆吨位也只能被迫不断扩大,许多物流企业的盈利水平却是逐年下滑。跟以前相比现在利润至少缩减了一半,这还不包括一部分小额管理成本。物流行业不再是一个暴利行业,甚至可以说在高油价的压力下正在迅速转变成一个微利行业。
油价的上涨直接触动了企业敏感的成本神经,赤裸裸地暴露出大小企业应对成本压力的能力。有实力的企业可以利用市场优势地位强行涨价,而更多的小货运企业想涨价却缺乏议价能力,地位相当尴尬。
（二）应收账款比重较高
应收账款主要是指企业在提供物流业务服务时应向客户收取的代理费用及各种代垫款项。物流业作为一个税后净利润只有1%到2%的薄利行业,却是个资金回收期长、资金占用量大的行业,有人形容物流业是拼资金实力的行业。大量的代垫费用,造成数额巨大的应收账款,从而引起企业资金压力大,周转困难。由于行业的特殊性,使物流企业的应收账款风险特别大。
物流企业由于没有制造和加工产品的过程,因此没有存货,资产中较大的一块是应收帐款(主要是代垫运费),因此应收账款在资产中的比重较高。同时由于物流企业固定资产较少、应付账款的金额也较大(物流企业的应付账款主要是向航运公司、船务公司的应付款),往往物流企业的资产负债比例很高,尤其是空运货代企业这一现象更为明显。
二、物流企业应收账款对企业经营的影响
（一）对企业经营正的方面的影响
增加业务量。商业竞争是应收账款产生的直接原因。在市场竞争激烈时,信用销售是促进销售的一种重要方式。信用销售实际是向顾客在一定时期内提供资金。在卖方市场条件下,产品供不应求,企业没有必要采用信用销售而持有应收账款。只有当市场经济发展到一定阶段并且市场转变到买方市场时,各行各业才会为了扩大市场占有率和增加销售收入而采用信用销售的方式。信用销售方式能够吸引客户的原因主要有以下两点。首先,在银根紧缩、市场疲软和资金匮乏的情况下,许多客户企业总是希望通过赊欠方式得到需要的材料物资和劳务。其次,许多客户企业愿意保留一段时间的支付期以检验商品和复核单据。最后可以开拓并占领市场,降低产成品的仓储费用、管理费用。因此,在市场竞争激烈的情况下,如果某家企业不采用这种商业信用销售方式,那么市场就会萎缩,销售收入和利润就会减少,最终可能导致企业亏损而倒闭。
（二）对企业经营负的方面的影响
一是企业经营成果失真。我国企业会计准则规定,企业进行收入与费用的核算必须贯彻权责发生制原则,并通过收入与费用的配比来确定经营成果。无论是否收到现款都应该作为营业收入入账。赊销增加了企业的收入,实现了账面利润,但并未使企业的现金增加,这样就可能导致收入或利润的虚增。物流企业按照账面收入核算经济效益,发放职工的工资,并且缴纳各种税金,就会造成物流企业占用其他流动资金,无形中造成了企业资金困难。二是资金周转困难加大。应收账款的收回在很大程度上取决于客户的经营状况,使收回的时间和数额具有不确定性,无形中延长了应收账款的变现时间。企业大量的流动资金沉淀在结算环节上,影响了资金的循环和周转,使企业出现支付危机,影响企业的持续经营。资金是企业的血液,如果货款不能如期收回,那么再投入的资源就不能得到及时的补充,资金周转就会出现困难。三是增加企业的总成本。应收账款何时能够变现,从理论上讲,以双方协商的时间收回,但在实际工作中十分复杂,客户往往有意无意地无限拖延。而企业持有的应收账款持续的时间越长,收账费用就越高,坏账风险也就越大,这样就会使企业产生额外的成本。持有应收账款的成本大体上包括管理成本、机会成本和短缺成本,管理成本是指应收账款进行管理而耗费的开支,如对客户的资信调查费用,收账费用、坏账损失等等;机会成本是指资金投放在应收账款上所丧失的其他投入,即企业资金如果不被应收账款占用,就可用于其他投资而取得相应的收益,或归还银行借款而减少的利息负担;短缺成本指的是企业持有应收账款的规模过低而没有赢得最大销售产生的损失。
三、物流企业应收账款管理存在的问题和管理误区
(一)应收账款管理常见的存在问题。
1.缺乏风险意识
近几年,物流企业发展异常迅速,大量的物流企业进军广州、深圳、北京、宁波、上海等地,相对而言,客户却呈微量递增的趋势。为了扩大或保持原有的市场占有率,部分物流企业财务风险意识淡薄,在事先未对付款人资信度作深入调查和应收账款风险进行正确评估的情况下,盲目采取赊销的策略去抢占市场,只注重营业收入、高利润,忽视了大量被客户拖欠占用的流动资金能否及时收回的问题。导致大批的应收账款难以回笼,垫款持久地被拖欠。
2.管理无章,放任自流
有些物流企业对应收账款的管理缺乏规章制度,或有章不循,形同虚设。财务部门不及时与业务部门核对,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,一些企业应收账款居高不下,账龄老化,却任其发展,无人问津。
3.内部激励机制不健全,顾此失彼
部分物流企业,为了调动销售人员的积极性,往往将工资报酬与销售额挂钩,而忽略了产生坏账的可能性,未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,往往采取赊销的方式,并且很少签订还款合同,导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款,企业没有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款,应收账款被大量沉积下来,给企业经营背上了沉重的包袱。
4.运用法律手段解决债务纠纷的意识不强
现实生活中,通过诉讼程序寻求债权保护的道路的确比较艰难。从起诉、受理、调查取证、开庭审理到判决、裁定与执行有一个过程,需要企业投入大量的人力、物力与财力,此外,个别地区“地方保护主义”严重,做出损害债权人利益的判决,造成负面影响,使许多企业缺乏运用法律手段维护自身合法权益的信心和勇气。
(二)管理模式的误区
目前,企业中存在着三种有明显缺陷的管理模式,使应收账款陷入误区。第一种管理误区,应收账款的“滞后管理”。即在交易过程中,销售部门与财务部门各行其是,没有人真正对应收账款负责。应收账款基本上仅仅作为一项财务科目进行简单的记账式管理。故此逾期应收账款居高不下,前清后欠,屡禁不绝。第二种管理误区,销售部门承担收账职责。在一些销售承包制或销售买断制的企业中采取这种模式,虽然改变了应收账款无人管理的状况,但实际上却带来更大的管理风险。往往是应收账款非但没有得到控制,反而在高报酬的销售激励机制带动下,业务人员拥有更大的销售自主权,会形成更为严重的拖欠。第三种管理误区,由财务部门控制信用销售和应收款。实践证明,财务部门管理也难以起到期望的作用,甚至造成销售部门与财务部门激烈冲突,要么影响正常的销售工作,要么对应收账款失去控制,拖欠仍会大量发生。原因是,财务部门并不了解客户背景和交易状况,无法对信用风险作出准确的判断。另外,财务人员日常以会计核算为主,在信用管理和风险控制上同样缺乏专业知识和经验。
四、加强物流企业应收账款管理的对策和思路
(一)制定合理的应收账款政策
一个完整的应收账款政策包括应收账款的事前、事中和事后控制,下面分别加以说明。
1.应收账款的事前控制
事前控制是指在应收账款形成之前,对产生应收账款及影响其回收的因素进行分析,制定一套能适应本企业具体情况的应收账款事前控制政策,以减少不合理应收账款的形成。企业的信用政策在应收账款的事前控制中起着决定作用,企业信用政策构成要素主要包括信用条件(包括信用期限、折扣期限和现金折扣)、信用标准、信用额度等。总而言之,一个企业的应收账款持有水平除了受制于市场环境和本行业的总体情况之外,很大程度上取决于企业制定的信用政策。信用条件是指企业要求顾客支付信用销售款项的条件,其中包括信用期限、折扣期限和现金折扣。确定适宜的信用条件是企业制定信用政策时首先需要解决的问题,在实际工作中,企业的信用条件可以参照行业的惯例。在此基础上,可采用边际分析法、净现值流量法等方法进行测算来科学的确定企业应该给予客户什么样的信用条件;信用标准是指企业给予客户信用时,对客户资信要求的最低标准,一般采用比较分析法,分别计算不用信用标准下的销售利润、机会成本、管理成本和坏账成本,以利润最大或信用成本最低作为中选标准,因为信用标准的设置直接影响到对客户信用申请的审批,所以根据企业自身的资金情况和当时的市场环境确定适宜的信用标准也是企业制定信用管理政策的重要因素;信用额度又称信用限额,是根据客户的偿付能力给与客户的最大垫付额,它实际上也是企业愿意对某一客户承担的最大风险额,也是企业信用政策的一个组成部分,确定恰当的信用额度能有效地防止由于过度垫付超过客户的实际支付能力而使企业蒙受损失,在市场情况及客户信用情况变化的情况下,企业应对其进行必要调整,给予每个客户的信用额度,它是企业批准客户信用申请并赋予客户额度的规定。在实践中切记不要向客户滥施信用,让客户感觉企业没有信用政策而破坏企业形象。
2.应收账款的事中控制
应收账款一旦形成,企业就必须考虑如何按期足额收回的问题。企业要对客户今后的经营情况、偿付能力进行追踪分析,及时了解客户现金的持有量与调剂程度能否满足兑现的需要。应将那些挂账金额大、挂账时间长、经营状况差的客户的欠款作为考察的重点,以防患于未然。必要时可采取一些措施,如要求客户提供担保来保证应收账款的回收。对应收账款采用帐龄分析法,根据账龄分析结果,我们就可以决定采取的控制措施:第一,考虑改进应收账款发生的控制工作;第二,确定近期应收账款的催收重点,制定催收方案;第三,可根据账龄分析情况,将其中部分应收账款列作坏账,予以核销。除了采用账龄分析法作为应收账款的日常监督和分析的基本方法外,还可以采用应收款项余额百分比法、销货百分比法、个别认定法等等。
3.应收账款的事后控制
应收账款的事后控制主要是指企业对过期账款应采取合适的催收账款政策。企业对各种不同过期账款的催收应采取不同的方式,对过期较短的顾客,适当电话催收,不过多地打扰,以免将来失去这一市场;对过期较长的顾客,频繁地信件催款并电话催询;对过期很长的顾客,可在催款时措辞严厉,必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等。当然催收账款要发生费用,某些催款发生的费用还会很高(如诉讼费)。需要注意的是:在实际经济活动中,客户拖欠、拒付账款的原因是多方面的,即使信用表现一贯良好的客户也会因某些客观原因而无法如期付款。特别是在宏观经济环境偏紧、国家实施经济结构战略性调整的时期,客户受大气候影响,资金短缺、拖欠债权企业账款的现象时有发生。此时,如果企业直接向法院起诉追债,不仅需要花费大量的诉讼费,而且除非法院裁决被告破产,强制执行,否则,效果也不理想。所以,通过提请诉讼收回账款一般是企业不得已而为之的办法。基于这种考虑,企业能够同客户商量双方都能接受的折衷方案,通过实施债务重组,也许就能够将大部分账款收回。一般来说,收账的花费越大,收账措施越有力,可收回的账款应越大,坏账损失也就越小。因此制定收账政策,要在收账费用和所减少坏账损失之间做出权衡。制定有效、得当的收账政策很大程度上靠有关人员的经验;从财务管理的角度讲,也有一些方法可予参照。根据收账政策的优劣在于应收账款总成本的最小化,可以通过列表比较各收账方案成本的大小对其加以选择。
(二)建立良好的内部控制制度
良好的内部控制制度是控制坏账的基本前提。内控环节包括:首先,明确企业内部分工及职责,规定审批程序及审批期限。如必须有经手人、部门负责人签名,数额大的应由企业负责人批准,并且规定在合同中,经手人、部门负责人、企业负责人应负的责任也应该明确;其次,签订合同,建立和健全合同的管理制度。具体内容应包括:按财务管理内部牵制原则,加强管理与监控有关职能部门;建立严明的资金回笼制度,成立专门收账机构,建立责任中心,将催收业绩纳入绩效考核,完善应收账款催收系统;建立健全企业内部监控制度,针对赊销业务的每一个环节,健全应收账款的内部控制制度,努力形成一整套规范化的对应收账款控制程序;根据应收账款管理制度,在考虑效益与成本前提下,针对应收账款分析中发现的问题采取相应的办法,解决企业在应收账款中出现的问题,加快企业的资金循环,提高资金利用效率,实现企业的效益目标。
(三)实行科学的合同管理,强化法律意识
企业要学会用法律来保护自己的合法权益,企业应对除现金收入以外的销售业务都签订合同,主要的销售业务应尽可能地使用规范统一的合同文本,合同要素要齐全具体,特别是收款期限。延期付款的具体违约责任等应清楚明确。符合市场惯例,只有这样才能用法律武器尽可能地保证企业的利益不受侵害。
(四)将应收帐款管理目标执行纳入企业业绩评价体系
企业业绩的好坏,并不是单纯地看帐面利润,账面利润再大,如果都是由企业为客户的垫付款所造成的业务量增加形成的,那么如果应收账款不能到期收回也等于零。因此评价物流企业业绩,要充分考虑到应收账款管理的好坏,应该以其目标是否达到,政策执行是否得力为标准,并与企业管理流程中的其他管理环节、手段和方法密切结合。
(五)将应收账款管理纳入员工业绩考核体系
应收账款管理目标应作为相关人员工作业绩考核的一项指标,予以奖惩。对业务人员的考核方面:
(1)采用业务效益工资与收款期挂钩的形式考核,即效益工资与应收款的系数挂钩。根据业务产生的应收款回收的长短设定考核系数,如到账应收账款账龄管理系数=∑(不同账龄的已收款/已收款总额ⅹ对应的账龄调整系数)。对于应收账款根据业务发生的时间,划分不同的账龄区间。并根据不同的收款区间,设定应收账款系数。如收款期短的,系数高,收款期长的,系数低。
(2)对于超过一定期限,可设定为三个月的未收款,按考核利率给予计算利息费用,从业务员提成中扣减。
(3)业务产生的坏账,直接扣减业务员的提成。根据物流行业特点,坏账可设定为账龄半年以上,且收回可能性极低的应收款。
(4)业务提成领取的前提条件是该笔业务应收款已经到账。这样可以让业务人员主动关注、催收客户欠款。对业务部门经理和分管领导的考核,采取效益工资与所属部门全部应收款挂钩的形式;财务经理则采取与全公司的应收款挂钩的形式。通过应收账款的管理系数,从考核制度上要求各级管理人员通过层层把关,控制应收款坏账的产生以及时收回欠款。
(六)建立专门的信用管理部门
信用管理部门是指为加强企业应收账款的管理,独立于业务部门和财务部门而专门设立的机构,其设立的根本目的就在于将企业的应收账款管理责任同业务部门的推销、开拓市场的责任以及财务部门的投融资以及利润分配的责任区分开来,信用管理部门通过履行自己的职能,加强对应收账款的管理,提高流动资产的使用质量。同时,信用管理部门的建立也将帮助业务人员更加有效的市场开拓,帮助财务部门更有效地行使其职能,以消除目前常见的管理模式上的误区。
(七)采用风险转移机制防范化解应收账款风险
企业管理层应该适当采用更积极的收款政策和风险转移机制,尽可能地防范坏账损失带来的经营风险,主动化解和规避应收账款带来的负面影响。
1.应收账款转为应收票据。由于应收票据是字面字据,比应收账款具有更强的索取权,票据可在未到期时向银行贴现,也可以背书转让,流动性更强。企业不能及时回收赊销款时,可以考虑将其转化为应收票据,在一定程度上防止坏账损失的发生,实行风险转移。
2.通过“债转股”,将应收账款置换为股权。在债权、债务双方共同经济利益驱动下,将债权转变为对用户的“长期投资”,协助亏损企业启动生产,最终达到收回应收账款的目的。债转股时涉及到转换价格的问题,我们应根据不同的情形分别采取如下的定价方法。方法一:按历史账面价值定价。对债务双方没有争议问题的欠账,应以账面金额作为定价的依据。方法二:按账龄的长短定价。大量的应收账款是经过长期积累而形成的,如按历史账面定价,债务人有不完全认账的可能。
参 考 文 献
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