目 录
一、小企业实施电算化的前提：领导重视
二、选择合适的会计电算化模式
三、配备合适的电算化人才
四、正确配置软硬件系统
五、企业实行会计电算化应注意的若干问题
内 容 摘 要
在我国当前市场经济环境下，领导重视是小企业实施会计电算化系统的关键。小企业实施会计电算化有3种模式可以选择，分别是构建会计电算化模式、在线租用模式、代理记账模式，小企业要选择与自身条件相适应的会计电算化模式。配备较高素质的会计电算化人才能最大限度地保证会计电算化系统实施成功，选择合理的软硬件系统能最大程度地发挥会计电算化的作用。
小企业会计电算化系统实施方法探讨
小企业是我国经济建设的一支重要力量，在促进国民经济健康快速发展、保持社会安定团结、丰富人民群众生活方面起着举足轻重的作用。
一、小企业实施电算化的前提：领导重视
领导重视与否是小企业能否实施会计电算化的关键。在我国社会主义市场经济体制下，国家宏观调控与管理的重点是大中型企业，小企业处于从属地位，其生产经营活动基本上是由市场调节，领导具有很大的经营自主权；大量的小企业属于私营企业，在企业生产经营活动的方方面面，基本上是领导一言堂，领导具有说一不二的权力；小企业的经营资金一般都比较紧张；小企业经济业务较少，手工会计环境没有对企业经营管理产生太大冲击。在这种情况下，领导对会计电算化工作的认可与否，直接影响企业能否实施会计电算化。笔者认为，要促进小企业实施会计电算化，首先要让领导从思想上重视起来，认识到实施会计电算化给企业带来的方方面面的好处，彻底转变其思想，使其成为实施会计电算化系统的动力而非阻力。提高领导重视程度可以采取组织讲习班的形式实现。企业主管部门可以会同财政部门、软件公司组织面向企业管理层的讲习班，介绍实施会计电算化对企业的重要影响，结合成功企业的案例分析，使企业领导明白会计电算化并不仅仅是会计工作的现代化，更是企业生产、经营、管理工作的现代化，是信息手段的现代化，通过会计电算化，能够实现财务业务一体化管理，最大限度提升企业的管理水平和市场竞争力。在全球经济一体化、市场竞争非常激烈的今天，落后和封闭就意味着恶性循环，意味着被淘汰。
二、选择合适的会计电算化模式
小企业规模跨度大，生产经营特点千差万别，经济实力大相径庭。小企业在实施电算化的时候，要根据本企业自身的实际情况，选择合适的电算化模式。目前有3种模式可供小企业选择：一是企业自己构建会计电算化系统模式，二是在线租用财务软件模式，三是代理记账模式。
（一）构建会计电算化系统模式
构建会计电算化系统，是指企业购买实施会计电算化所需的各种软、硬件系统，建立健全会计电算化各项管理制度，组织实施人员培训，自己负责会计电算化系统日常运行、系统维护等工作。该种模式要求企业有较充足的资金，对实施会计电算化有正确认识，能够正确构建计算机软硬件系统，有健全的会计电算化内部管理制度，更重要的是要求企业具备较高水平的会计电算化管理人才，能够解决会计电算化系统日常运行中出现的各种问题，能够进行电算化系统分析，充分利用会计电算化系统帮助企业预测、决策。这种模式的优点是能够充分满足企业需要、数据安全可靠。缺点是资金投入较高，要求具有较高水平的财会人员以及健全的企业管理制度。构建会计电算化系统模式对小企业的综合要求是比较高的，因此该模式一般适用于规模较大、业务类型比较复杂、管理制度健全，会计电算化知识储备较多的小企业，而对于规模较小、业务种类较少，财会人员电算化知识较匮乏的小企业，则不适用于该种模式。
（二）在线租用财务软件模式
在线租用财务软件模式，是指用户通过网络租用财务软件，直接在网络上运行软件来完成会计核算以及其他财务管理工作，这种应用软件服务模式被称为在线租用财务软件方式，也叫ASP（Application Service Provider，应用服务供应商）模式。在这种模式下用户不购买安装复杂的计算机软、硬件系统，只需一台能够上网的计算机，调用租用的该站点上的财务软件，就能进行填制凭证、记账等各项财务工作。我国ASP模式开展较晚，据2000年12月19日《上海证券报》的不完全统计，采用在线租用财务软件模式注册的中小企业有3000多家，处于刚刚起步阶段。2005年初，深圳电信推出基于ASP模式的“蓝色魅力”商务平台，在深圳企业界掀起了一股信息化热潮。短短3个多月时间便有l万多家企业申请使用，各类业务达3万多个。估计2005年内可能覆盖4万家企业，2006使用该平台的企业将达12万家。
在线租用财务软件模式的优点：一是节约资金投入。如租用财务管理模块，月租金一般在100元左右，进销存模块的租金一般在每月300元左右。二是降低了企业管理标准。在ASP模式下，软、硬件系统的日常运行和维护升级等工作都由ASP服务商负责，这样用户就避免了大量的会计电算化系统的管理工作。三是通过网络接入服务，突破地域限制，真正实现客户的移动办公梦想。
该模式的缺点：一是财务信息的安全性可能较差。企业财务信息是以电子数据的形式保存在ASP服务平台上，由ASP服务商统一负责安全保管，可能会产生信息泄密的情况。二是网络响应速度可能较慢。在ASP模式下，很多用户通过拨号方式访问ASP服务平台，过多的用户同时登录系统可能会使服务器响应速度较慢而造成网络阻塞，导致信息处理速度较慢，影响企业的业务处理进度。不过随着网络的发展和宽带接入成本的降低，这个缺点可能会很快克服。从适用范围来讲，任何类型、规模的企业都可以采用ASP模式，但通过几种模式的比较，笔者更倾向于规模较小，资金实力较差，业务类型比较单一，会计电算化知识储备较少的小企业采用。
（三）代理记账模式
代理记账模式，是指小企业自己不进行会计电算化业务处理，而将相关工作交给有代理记账权限的代理机构完成，小企业按期支付代理费用。经济业务发生后，企业将原始凭证交给代理机构，由代理机构在会计电算化系统上进行业务处理，产生电子数据。代理机构负责系统的安全运行和维护升级等工作，由代理机构负责财务信息的备份、档案管理等工作。小企业可以根据自己的需要在代理机构的系统上查询财务信息，甚至由代理机构负责进行财务分析等。
该模式优点：一是节约资金投入。在代理记账模式下，小企业和代理机构签订代理合同，小企业只需根据合同规定支付代理费用，一般一个月300～1000元。二是降低企业管理标准。在代理记账模式下，会计电算化系统的运行、维护等工作由代理商负责，企业在此方面不需制定任何管理制度。企业的纳税申报等工作均由代理机构负责，如发生延迟纳税而罚款等事项，可由代理机构承担，小企业可以将精力完全放在业务经营管理上。三是业务处理规范。代理机构经过财政部门审批，业务处理能够按照会计制度规定规范进行，能够最大限度地避免小企业由于财会人员素质较低而产生的会计信息失真现象，有利于企业利用财务信息加强企业管理，进行预测决策。
该模式的缺点：一是财务信息的安全性可能较差。和采用ASP模式相似，企业的财务信息存放在代理机构的会计电算化系统上，信息的安全性可能较差。另外，小企业对电算化业务的处理知识知之甚少，也不便于监督代理机构的业务处理。二是信息使用不太灵活。小企业的会计业务处理交由代理机构完成，代理机构在规定的时间内完成记账工作，相对于企业自己记账而言，记账周期是比较长的；另外代理机构有规定的工作时间，工作时间之内查询业务比较方便，但工作时间之外则有些不太方便。代理记账模式适用于规模很小的商业、服务业企业，抑或规模较小的各种类型初创公司，这类企业业务比较简单，经济技术实力较弱，人员素质不能满足会计电算化需要，短时间内不能改变会计电算化工作现状。
三、配备合适的电算化人才
如果说企业领导是决定企业能否实施会计电算化系统的决定要素的话，那么配备的会计电算化人才素质高低则是决定会计电算化系统实施成败的关键。在构建会计电算化系统模式下，会计电算化人员负责会计业务的日常处理，如凭证录入、审核、记账结账、报表编制，以及财务分析等工作，工作强度虽较手工方式有了降低，但工作内容却有了很大扩展，除了传统的核算工作外，大量的管理工作也纳入到丁会计工作范畴，这对财会人员来讲是一个很大的挑战。笔者认为，要做到配备合适的电算化人才，可以有两条途径来解决：一是引入高素质电算化人才。目前我国高等教育正向大众化教育过渡，每年有大量的高校毕业生走向人才市场，人才供应较前几年有了很大改善，企业完全可以从市场招聘大学毕业生从事会计电算化工作；二是做好老会计的电算化培训。受多种因素的影响，小企业会计人员业务素质一般偏低。要使其胜任会计电算化工作，一定要做好充分的培训工作。目前我国虽然正实施财会人员的电算化培训，做到持证上岗，但实际培训效果不理想，存在培训内容单一和培训时间较短的现象。对小企业会计的培训，财政部门应和企业做好沟通，单独制订培训内容和培训时间。培训内容应满足开展会计电算化工作的需要，既要进行基本的账务、报表操作的培训，又应适当扩大培训范围，涉及工资、固定资产、采购、销售、成本等系统，同时还应涉及相关岗位设置、人员安排等内容。从培训时间来讲，因小企业会计人员的基本素质较差，因此培训时应单独组织，培训时间应尽量较长，给会计人员一个接受知识、消化知识、巩固知识的时间，切忌“速成型”。培训可采用半脱产形式，半天在岗工作，半天离岗培训学习，在一个较长的时间内（例如2～3个月的时间）培训会计人员掌握电算化知识。
四、正确配置软硬件系统
在构建会计电算化系统模式下，正确配置计算机软硬件系统，是保证电算化系统发挥最大效用的关键环节。如果配备方案不合理，则极易导致电算化系统进入所谓“信息孤岛”，不但发挥不了电算化系统应有的功能，还会给企业的相关工作带来极大麻烦。
（一）配备计算机硬件
计算机硬件配备有多种方式，如单机结构、对等网网络结构、国际互联网结构等多种方案。单机结构由单独一台计算机和相应的外部设备组成，具有实施方案简单，投资少，操作简便的优点，但公司内部数据共享与数据自动传递是其最大弱点。对等网网络是一种简单的网络结构，是通过网线将不同的计算机简单地联结在一起，公司内部之间能够实现数据的自动传递；国际互联网结构能够借助于网络技术将本地计算机和异地计算机连接起来，能够实现异地数据共享与交换，能够在全球范围内实现数据传递。可以说不同方案各有优缺点，小企业在选择硬件方案的时候，一定要慎重。就笔者观点而言，更倾向于选择国际互联网结构，因为这种方案相对于前两种方案而言，投资几乎没有差别，但信息传递范围更广泛，容易实现数据的外联，这对于企业宣传介绍、产品销售以及未来发展而言都是非常重要的。
（二）配备计算机软件
软件系统包括系统软件和应用软件。系统软件建议配备Windows系统，理由是操作简便，和大家日常工作使用贴近，便于小企业会计人员掌握；这里应用软件主要指财务软件，目前市场上财务软件的品牌比较多，国内外品牌都有。笔者建议购买国内品牌，理由是价格低，维护升级方便。选择国内品牌要注意选择有一定实力的公司，这样售后服务有保证，而且能在最大程度上保证产品的升级换代。值得注意的是配备的软件一定要和硬件结构相适合，例如配置国际互联网硬件结构，一定要选择网络版财务软件，这样才能最大限度发挥会计电算化的作用。至于软硬件的技术环节设置，笔者在这里不再赘述。
五、企业实行会计电算化应注意的若干问题
（一）会计人员应有所准备，掌握一定的计算机基础知识和必要的基本操作技能
工欲善其事，必先利其器。要使用现代化的计算机技术开展工作，需要会计从业人员具备一定的计算机基础理论知识和基本的操作技能。在大中型企业中，一般管理岗位的员工都通过了计算机应用能力方面的培训考核，作为会计从业人员，最好能够达到财政局认可的会计电算化中级水平，只有这样，才能从容面对会计电算化的一系列问题。会计电算化中级考试中就包括了有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识，尤其是微软办公软件中的EXCEL内容对会计工作帮助很大，很多日常会计核算中的辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。作为会计电算化的实施者，还要懂得一些基本的计算机硬件的维护、保养等知识，避免遇到很小的问题就不知所措，频繁联系系统管理员和维修工程师，影响日常工作。会计人员具备了一定的计算机基础知识，掌握了基本的操作技能，才能更顺利地开展会计电算化工作,并能够逐步地利用计算机技术开展财务数据分析，从而方便快捷的提供会计信息。
（二）软件开发人员与会计人员应充分沟通，优势互补
企业的会计人员对本单位的业务情况、会计核算、财务管理工作比较熟悉，对本企业实施会计电算化所要达到的效能和目的比较清晰，只是由于不同专业领域的局限，不了解解决问题的途径，更不清楚会计核算软件通过何种途径来解决本单位的具体问题。软件开发人员对于计算机程序、自己开发的专业软件所具备的功能了如指掌，而对要运用该软件的具体单位的具体业务并不熟悉，软件本身具备的功能未必适合使用单位，使用单位也未必具备运行该专业软件的客观条件。因此，在决定使用商品软件或使用针对本单位开发的财务会计软件时，软件管理人员或开发人员与单位的实际需求人员应进行广泛的沟通和协商，要针对行业特点和单位实际业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要反复讨论，明确陈述，交换意见，避免日后使用上的不便以及造成软件频繁的修改，确保企业会计电算化工作的正常进行。在实际工作中，企业应用的会计电算化软件也是在不断更新、完善的，因为企业的经营业务、会计核算方法以及财务管理要求都会发生变化。软件管理人员或开发人员应根据使用单位的意见和发展状况，在满足会计工作的需求过程中，不断增删具体的功能，拓展进一步发展的空间，以便更好地发挥出软件的优势，更好地服务于企业。
（三） 会计电算化的初始化工作要做好
无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的，亦或是通用与定点开发相结合的会计软件，都具备处理数字信息快捷、准确的特点，这也是计算机技术的优势所在。企业实行会计电算化，在建账之初，会计人员应遵循财务会计制度的要求，选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系。尤其是会计科目设置方面，除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外，还要根据本单位的实际业务，设置二级科目甚至三级、四级科目，做到名称简洁，编码遵循软件要求，尽可能在初始阶段考虑周全，因为建账以后，有了数据的科目将不能再修改名称和编码。我单位基于ORACL数据库开发的财务管理系统，会计操作人员对于“建立帐簿”功能只能进行一次，而且科目设置后，一经使用将不能修改，除非未曾使用过的，也就是没有数据的。在会计电算化的实际应用过程中，应充分利用会计软件的功能，如新的会计科目代码很长，一级总账科目即有四位编码，每增加一级又增加两位编码，不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能，可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替，这样就能加快会计凭证的录入速度，对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。
（四）会计电算化后的财务安全问题要重视
（1）内部控制制度要完善 内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段。依据国家有关财经法规的规定，国有大中型企业在手工会计核算时，就已建立了一整套的内部会计控制制度。实行会计电算化后，由于传统的手工核算由计算机核算代替，各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行，保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性，单位必须要有相应的内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位，只是增加了电算化系统维护岗位（保证计算机软件、硬件的正常运行，管理机内会计数据，不实际操作会计数据），企业原有的内部会计管理体系以及会计人员岗位责任制、帐务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都需要进行修订。 按照财政部《内部会计控制规范——基本规范》的要求，建立内部会计管理制度应遵循的原则包括：符合国家法律法规规定和单位内部实际情况；全面性、广泛性、适应性原则；内部牵制原则；不相容岗位分离原则。 包括：1.会计电算化岗位责任制：对出纳人员、凭证编制人员（软件操作员）、审核记帐人员、电算维护人员、电算主管、数据分析员的工作职责进行明确。 2.会计电算化操作管理制度：明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等。 3.软件、硬件和数据管理制度：对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储、软件修改、故障排除、运行日志等做具体规定。 4.电算化会计档案管理制度：对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等做出详细规定。 5.会计电算化内部控制制度：按照不相容岗位分离的原则，明确实行电算化后的业务流程，规定软件操作的权限管理，禁止出纳人员上机操作，会计人员调离岗位应做好交接手续等。
机病毒的安全防范措施要到位
目前, 计算机病毒很猖獗，其中有借以炫耀自己技术的病毒制作者，更多是受利益驱动的病毒制造者，不管出于何种目的，都会对计算机系统的安全造成极大的危害,从而造成巨大的损失。据报载，前不久传播广泛的“熊猫烧香”病毒，在短短三、四个月之间就已造成全国上千万个人和企业用户“中毒”，初步统计的直接和间接经济损失高达1亿元以上。企业会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏，也将造成极大的损失。虽然现在一般企业的计算机系统都安装了各种不同的防毒杀毒软件，但计算机病毒更新变异很快，常常让人防不胜防， 因此除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙，定期检测、清除病毒外，还可以使会计电算化系统在本单位局域网内运行，不并入互联网，这也是防范电脑病毒的一种方法。与此同时，要加强对外来存储盘的检测，不乱拷贝存储盘，不使用未经检测的存储盘。在实际工作中，注意提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识，提高计算机使用的安全意识，也是保证会计电算化安全运行的有力措施。做好日常会计数据备份，并且双备份，方可确保万无一失。
（五）做好会计电算化后的会计档案管理
会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料等专业数据。按照《会计档案管理办法》的要求，单位每年形成的会计档案，由财务部门装订成册，整理立卷，在年度终了后，编造清册，移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案，从我单位的实际情况看，实行会计电算化后，由激光打印机打印的会计凭证、会计账簿及会计报表等会计资料，字迹清晰，保存期长，与手工核算时形成的会计档案一样，因此可以作为正式的会计档案归档保存。对于存储会计数据的介质如磁盘、U盘、移动硬盘、光盘，往往需要防潮、防磁、防尘等，而一般企业单位的档案部门并不具备保存这些介质档案所需要的条件。目前存储介质的质量问题也不能确保其中数据的安全，即使工作中已进行了双备份并分别两处保管，也不能保证存储的会计数据的长期安全，因此不适宜作为长期的会计档案保存。会计人员或其他需求人员在查询会计档案时，还是习惯于书面资料明了清晰。鉴于此我们每日打印资金盘存表、科目汇总表，每月打印银行日记账、往来账簿, 不定期打印需要的会计账簿。尽量不使用软盘而使用移动硬盘等比较稳定的存储介质，保证机内数据和电算化系统的安全。年末结转完毕，再打印出需要归档的全部会计账簿，装订成册后，在帐簿启用表上盖章、签字、贴花后，编造清单等待移交单位档案部门归档。
（六） 关注会计电算化的发展方向
实行会计电算化是建立现代企业制度和提高会计工作质量的一项重要工作。会计电算化将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱出来，大大减轻了工作负担，提高了会计核算的工作效率，部分替代人工完成了对会计信息的分析、决策，对财务管理工作有一定的促进作用。目前，很多企业的会计电算化仍局限于会计信息的事后反馈，对企业管理尚无实质性改善，会计信息化对管理控制、决策支持方面的作用远未发挥出来，一方面有会计软件本身的缺陷，一方面是会计人员缺乏相应的专业技能，对会计信息化的利用程度不高，使用不充分。 企业会计电算化的短期发展方向应是会计管理电算化和会计决策电算化，会计人员由传统的核算、事后反馈向事中控制、事前预测的复合型管理者转变。企业在稳步推进会计电算化的同时，还应逐步推进会计信息化的进程。会计信息化的未来发展方向应按照国家经贸委《国有大中型企业建立现代企业制度和加强管理的基本规范》中的要求，加强现代信息技术的应用，密切跟踪信息技术的发展，积极采用现代信息技术手段，通过运用企业资源规划(ERP)等计算机管理系统，实现企业内部管理的信息化。企业资源规划是将企业各部门包括财务、会计、生产、物料管理、品质管理、销售与分销、人力资源管理等利用信息技术进行整合，连接成一个整体。其管理思想的核心是实现对整个供应链和企业内部流程的有效管理。依托ERP等信息技术在会计领域中的不断应用，会计电算化包括的内容将发生根本改变，会计电算化在企业经营管理中的作用将得到充分的发挥。 相对于大中型企业而言，小企业实施会计电算化遇到的困难更多。笔者相信，随着业内外人士的共同努力，我国小企业的会计电算化工作肯定会取得成功。
本文所指小企业，是指按照国家经济贸易委员会、原国家发展计划委员会、财政部、国家统计局2003年制定的《中小企业标准暂行规定》（国经贸中小企[2003]143号）中界定的小企业为标准，此处不再赘述。
参 考 文 献
1、陈新，《会计电算化存在的问题及探讨》，《中国乡镇会计》2007年第12期
2、吉珠，《怎样才能使会计电算化更好地服务于现代企业》，《商场现代化》2007年09期。
3、李岩.会计电算化过程中的思考[J].商业研究，2004，（21）.4、财政部.会计电算化工作规范[S].1996. 5、王储.会计电算化与会计工作[M].北京：财会出版社，2003. 6、刘语成.中国会计电算化的实践分析[M].北京：海洋出版社，2003.7、王鑫则.会计电算化之研究[M].北京：北京大学出版社，2003.8、财政部.内部会计控制规范——基本规范（试行）[S].2001.9、艾文国.会计电算化[M].高等教育出版社，2003.
