目 录
一、行政单位的定义、性质及所使用的会计报表制度
二、行政单位会计与企业单位会计区别
三、行政单位会计报表体系构成
四、会计报表对行政单位的作用
五、行政单位会计报表存在的问题
六、需要不断完善的会计报表程序
七、行政单位会计报表的改善措施
内 容 摘 要
行政单位会计作为管理单位财政的重要部门，通过会计报表对地方行政单位的各种运行状况进行有效的统计，并做出合理的分析，从而为决策者的正确决策做出贡献。然而，在当前的行政单位中，会计报表并没有发挥出它的全部作用。希望通过对行政单位会计报表体系进行简要的分析，针对当前行政单位中会计报表存在的问题，提出几点改善会计报表的几点措施，希望能为改善行政单位会计报表中的问题做一点贡献
关键词：行政单位 会计科目 会计报表 作用 问题 改善
浅析行政单位会计报表体系
行政单位会计作为管理单位财政的重要部门，通过会计报表对地方行政单位的各种运行状况进行有效的统计，并做出合理的分析，从而为决策者的正确决策做出贡献。然而，在当前的行政单位中，会计报表并没有发挥出它的全部作用。希望通过对行政单位会计报表体系进行简要的分析，针对当前行政单位中会计报表存在的问题，提出几点改善会计报表的几点措施，希望能为改善行政单位会计报表中的问题做一点贡献
一、行政单位的定义、性质及所使用的会计报表制度
行政机关是指依宪法和有关组织法的规定设置的，行使国家行政职权，负责对国家各项行政事务进行组织、管理、监督和指挥的国家机关。
行政单位是进行国家行政管理、组织经济建设和文化建设、维护社会公共秩序的单位,主要包括国家权力机关、行政机关、司法机关、检察机关以及实行预算管理的其他机关、政党组织等。与行政机关是有区别的，这里主要是财政上的概念。其人员实行公务员体制管理，经费、工资福利等全部由政府拨付。
由此决定了行政单位所使用的会计制度为行政单位会计报表制度，在此制度下单位所有收入来源均应算作财政拨款（有部分行政单位由于存在非税收入，但执行收支两条线政策，该笔收入上缴财政之后，再由财政返还给该单位，这笔收入也应计入财政拨款）。
二、行政单位会计与企业单位会计区别
与企业会计相比，行政单位会计信息仍然经历了从原始凭证——记账凭证——会计账簿——会计报表的传递程序。但不同的是行政单位会计报表的编制是为了向行政单位领导、上级主管部门、财政部门等提供财务信息，以便考核行政单位的预算执行情况、资金使用效益，从而分析存在的问题，提出改进措施，加强预算监督，提高资金使用效益。
三、行政单位会计报表体系构成
行政单位会计以预算管理为中心，以经济和社会发展为目的，核算、反映、监督社会再生产过程中分配领域的资金运动，而非以资金为中心，以盈利为目的的企业财务会计。这就从客观上决定了行政单位会计报表与企业会计报表在构成上存在一定的差别。
从内容上说，行政单位“经营”的非营利性和“产品”的公共性决定了它要通过资产负债表反映的是预算资金而非营利资金的收支活动及结果。此外，通过行政单位特有的收入支出总表、支出明细表、基本数字表、附表、报表说明书反映出经费支出、资金活动趋势以及管理中存在的问题等，这与把重点放在盈利、成本核算的企业会计相比，少了通过利润表、利润分配表和现金流量表等表所反映的经营情况和利润分配情况等。
从时间上说，虽然行政单位会计报表与企业会计报表都分为年报、季报、月报，但是两者会计核算基础是不同的。由于行政单位属于非盈利性组织，为了正确的反映报告期的预算收支情况，应以本期实际收到的收入和付出的支出，作为本期收入和支出，即：在年报、季报、月报中不能把本期应收而未收或者应付而未付的款项作为本期预算收入或者预算支出。这正与讲究成本核算与利润分配的企业会计所采用的权责发生制形成了鲜明对比，它使行政单位会计核算更为简便，更能反映行政单位注重资金实效的特点，满足国家预算管理的需要。
从编报级次上说，由于行政会计单位分为主管会计单位、二级会计单位、基层会计单位，在报表编制上采用逐级上报，由此形成了本级会计单位报表、汇总会计报表。作为不具备独立核算的单位，实行了单据报账制度。而企业作为一个整体在生产上自主经营、自负盈亏，不存在行政上的问题，只是在企业集团的母子公司之间存在个别报表与合并会计报表的区分。可见，行政隶属在行政单位会计报表上也有所体现。
另外作为报表的形式而言，行政单位会计报表还涉及一定的特殊报表，例如：根据经济落后地区行政单位资金使用情况而制定的支援不发达地区发展资金使用情况表；将收入支出报表与年报结合的收入支出决算表等。而企业会计报表格式除了内部管理会计所用会计报表以外，大多固定，集中反映企业资产、负债、所有者权益等主要因素的变动情况。
总之，行政单位会计报表体系从结构看，更着重突出资金来源的单一性和无偿性以及预算执行的刚性。
四、会计报表对行政单位的作用
会计报表作为行政单位财政状况的统计工具，对于行政单位的作用是极其巨大的，不仅能够有效的记录财政状况，对领导者的各种决策也有重大的帮助，下面就对会计报表对行政单位的作用进行简要的阐述。
1、记录行政单位的财政运行状况会计报表作为反映行政单位预算执行结果和财务会计状况的书面文件。它主要由五个部分构成，即资产负债表、收入支出总表、支出明细表、附表以及报表说明书。按照会计报表所属期间进行划分又分为年度、半年度、季度和月度四种报表。行政单位会计部门在日常工作中对各种工作进行报表的填写，详细记录行政单位的各种运行状况。例如，资产负债表是专门记录单位某一特定日期财务状况的报表，收入支出总表则记录行政单位月度、季度等的总体收入和支出状况；支出明细表用于记录行政单位的财政拨款和预算资金收入等；附表作为补充性报表负责按照相关要求进行补充记录，如基本数字表等；报表说明书则针对性的对上述报表进行说明，对各种数据进行说明。而按所属期间划分的报表则是按时间段分别记录行政单位在一个月、一个季度甚至一年的总体财政规划。通过会计报表的详细记录，可以让行政单位的财政状况更明确的表示出来。
2、分析行政单位的财政能力行政单位的会计报表并不是简单的作为行政单位在某一时间短的财政状况的，它还能从一方面表现出行政单位的各方面能力。会计报表通过对行政单位的各种预算和投资进行详细的记录，领导者可以从记录的数据中观察出某些项目的运行状况，从而判断单位内部人员的办事能力等，例如，行政单位对建设一项工程，在施工前期进行了合理的规划，相关领导者可以通过会计报表对工程的进度和实际开支状况有一定的了解，从而获得行政单位的财政能力和相关人员的办事能力。
3、为行政单位的决策提供依据在我国，行政单位的范围比较广泛，对于一个县级城市来说，行政单位主要包括各乡镇人民政府、各行行政事业单位、社会团体，包括各所学校等，这些行政单位存在着自己的收入和支出，同时也要更上一级的行政单位对其财政进行合理的预算和控制。例如学校：要进行一项建设，往往需要教育部门对其进行考核，从而对其做出决策。在这一过程中，首先应先将学校的会计报表上交给教育部门，经过教育部门的审核后再进行相关的决策。可以看出，会计报表具有分析行政单位财务状况的功能，并对领导者的决策做出巨大的参考价值，为行政单位的规划提供有力的依据。另外，行政单位还可以通过对会计报表进行分析，从而考核单位内部各个部门的工作业绩，并总结相关经验，发现工作中的问题，积极采取措施，改进相关管理，从而提高行政单位的经济效益。
五、行政单位会计报表存在的问题
会计报表的作用对于行政单位来说是巨大的，然而在当前的一些行政单位中，由于某些方面的问题，导致会计行政单位的会计报表不能发挥其全部的作用。下面就对行政单位的会计报表存在的问题进行简要的分析，从而发现其中的不足。
1、会计报表结构不完善会计报表要全面完整的披露单位的财物状况和资金流动状况，完整的反映行政单位财务活动过程，必然要求会计报表能够详细的记录行政单位各个方面的财政细节。然而，在当前的一些行政单位中，他们运用的会计报表结构还有很大程度的不完善。有些行政单位在编制资产负债表时，缺少了“无形资产”等非流动性资产等科目的编制。还有一些行政单位的会计报表对附表和附表说明重视不够，例如基本数字表与行政单位预算和预算的执行相关，对单位的未来的发展有着很重要的影响，而事实上很多行政单位在编制基本表时采取敷衍的态度甚至没有基本数字表。其次，很多行政单位会计报表在报表说明中对三公费用的披露上存在预算细化程度不够，预算对外公开内容不足，公开口径有待商榷等情况，这些问题都导致了报表结构的不完整。
2、会计报表记录不及时会计报表的记录往往是行政单位某一段时间财政状况的真实表现，具有很强的时效性。因此，在进行会计报表的登记时要严格按照事件发生的时间进行登记，一段时间之后登记就可能导致某些数据的丢失，导致会计报表数据记录的不及时，不能真实的反应行政单位的财政状况。这也是当前一些行政单位会计报表中存在的问题，其主要表现在以下几个方面：首先，相关项目的预算没有及时的进行登记入册，凭证信息有没有保存好，最终导致某些数据丢失，不能形成完整的报表；其次，某些行政单位岗位设置不合理，会计报表编制效率低下，不能及时报送会计报表。会计报表编制不及时，导致会计报表的作用降低，没有充分发挥出会计报表对于决策的重要作用。
3、行政单位会计报表数据失真，提供虚假报表行政单位财务报表以反映所在行政单位预算执行结果和财务会计状况为主，对于主管部门督促各单位严格遵守财经法规与法律制度，规范改善预算管理工作具有重要意义。然而，行政单位报表出现数据失真、“虚假报表”的现象还时有发生。有的行政单位为了达到某些私人目的，对内对外有好几个账本，帐外设账，利用虚假的账簿及其他相关材料进行编制。也有的单位为了掩盖本单位真实的财务状况以及经营成果，随便伪造、变造会计凭证，白条入库，并以此来编制会计账簿、会计报表。这种情况下的会计报表不能真实反映单位的财务状况，这样的会计报表缺乏真实性和准确性，上级根据这样的报表进行相关的决策，往往会出现很大的差错，对行政单位的发展是很不利的。
六、需要不断完善的会计报表程序
1、加强对会计报表科目真实性、正确性的监督
行政单位会计报表体系是由一系列形式、内容各异的会计报表所组成的。但就其本质而言，无非反映两点：资金的来源与资金的运用。预算拨入经费是行政单位的主要资金来源，它是主管财政部门在核定的预算定额的基础上拨付的。但行政单位，往往因为发生意外事故、经费使用超支、领导干部贪污舞弊等原因导致实际支出大于预算支出。为了缓解收支矛盾，行政单位只能通过追加预算收入或者争取专项资金的形式予以弥补。从资金运用角度讲，在行政单位中，虽然每一笔重大资金的运用都要领导班子共同商定、批准，但由于单位领导集行政权力和财政权利于一身的特殊性以及财务制度实施力度不够的原因，单位领导在私自挪用或者借用公款后，总会通过各种手段掩盖，或者将其挤入暂存、暂付款中挂账，再通过公务费用逐年抵消，或者少列本年结余以抵消冲私挪资金。这样一来，年终会计报表中“拨入经费”、“暂付款”等科目反映出的就是不真实的收入支出数，而根据会计报表所编制的下年财政预算就很可能因为采用了这些不真实的数据。久而久之，就会造成财政资产严重流失，对整个国民经济产生严重的影响。可见，会计报表所反映的内容不真实，不正确会歪曲编报单位财务的真实情况，损害报表使用者的利益。因此，加强对会计报表内容的审核、监督对完善会计报表体系有着重要的作用。一方面，加大财务会计制度的实施力度，从源头上杜绝违规行为的发生。财政部门在安排日常公用支出的预算时，必须建立在对部门日常支出进行摸底的基础上，结合单位财务测算来编制核定，通过细化预算编制，定期公开财务来增加预算的公开性和透明性。同时一定要禁止下属单位在法定账户以外多开户头，私自设立小金库，并对资金的使用进行不定期的追踪检查。同时加大对各种财务制度特别是现金使用及发票使用的管理力度。
2、加强对会计报表体系内容完整性的反映
编制行政单位会计报表的目的在于加强预算管理与控制，反映行政单位的财务状况。可见，会计报表的内容既涵盖了对预算内外资金流动状况的反映，又包括对固定资产、自筹基建等项目基本情况的反映。
在现行的行政单位会计报表中，只有预算内资金，同时在推行新预算制度的今天，随着社会和经济的发展，为了满足国家对宏观经济调控的需要，行政单位已经全部推行“大平台支付系统”，即：在需要使用某一笔资金时，通过内部互联网，申请该笔资金，上级财政部门审批通过才能使用该笔资金，这样就规范了资金的使用情况。但是由于大平台支付系统的使用，以及精细化预算，造成了每年行政单位资金使用的另一种情况，每年年初，各行政单位会根据上年本单位各项目资金使用情况，编制本年预算，经过财政部门审批后将本年预算的所有项目和资金放入大平台支付系统，但是由于当时预算本年项目发生情况的不确定性，就可能造成某些项目预算资金的过多或者过少，同时行政单位规定不能任意调整各项目之间的资金，就会在资金使用过程中造成超支或者大量结余， 因此很多单位在报销金额时出现这种情况，由于A项目的资金已用完，就会将本属于A项目费用强行放到B项目中，或者在年终时进行大规模的调账处理，最终导致年终决算报表失真，从而继续导致下年预算不能确实的反映。
就会计编报级次而言，由于各级行政单位所涉及的经济业务不同和范围不同，其会计报表中资产、负债、净资产、收入、支出所反映的内容也是不一样的。年终决算时，主管会计单位需要根据基层、二级会计单位所报送的会计报表数据进行汇总编制本级会计报表。可见，主管会计部门除了编制本级独立核算的报表外，还要在下级单位报送的数据的基础上进行汇总审核，这样就增加了主管单位获取信息的环节，对其掌握下级单位的资金运动是相当不利的，如果下级单位在会计报表中提供了虚假数据，主管部门汇总之后，上报的数据就直接影响整个系统单位数据，造成数据失真。为了避免会计报表所表现的各种弱点，可以对有下属事业单位的部门，成立会计核算支付分中心，这样就能对每笔资金的运动做到全面的控制。
3、提高会计报表体系的时间效率，加大会计电算化推广力度，同时加强会计人员电算化能力培养
会计报表同新闻报道一样具有时间效益。当今社会时间就是金钱，编制不及时、传递不到位的会计报表不但会使报表使用者延误许多筹资、增资的良机，还会影响到他们做出正确的管理决策。因此，会计电算化随着计算机技术和社会经济发展应运而生了。目前全国所有区域基本上全部推行了会计电算化，享受着新科技带来的方便，但是某些地方行政单位只注重对职工的电算化教育，却忽略了对电算化的实际应用，或者由于职工本身原因对于现代计算机或者各种财务软件没有认真钻研的精神，导致每次使用软件时根本没有仔细研读操作说明，报表完成之后漏洞百出，这就必须要求各单位领导从根本上重视，要求会计人员必须提高自身电算化技能，尽量对经常使用的各种电算化软件做到了如指掌。另一方面，还要加强对网络安全软件的开发，电算网络优势必然涉及到信息共享与信息保密问题，对于保密信息必须要安全软件来保护，所以加大网络安全软件的开发对于实施网络电算化也具有重要意义。
提高会计报表体系时间效益面临的另一个问题是如何进一步提高会计人员的职责分工，使会计人员各司其职。虽然会计电算化能大大减轻会计工作量，简化会计信息的传递环节，但对于不相容职责的分工却是不能省略。在某些单位中，有人认为实行会计电算化后从对各种账务的处理到会计报表的审核甚至对资金的审批都能用电算化一手揽，这种做法不仅不利于不相容职务的分离，加大会计人员违规操作的可能性，还会造成会计工作紊乱，最终影响到会计报表的时间效益。因此合理安排分工是必不可少的，一项业务的处理至少要涉及到三位人员，每位人员在进行电算时，都要都自己独立的密码以便追溯责任。
4、加强会计报表的审核，不断完善审批程序
在会计报表编制完毕后要对其技术性和规范性进行审核。实际工作中，就技术性审核而言，其数据的加总、结转、抵消的错误可以通过计算方法检验并纠正，但是对于报表的规范性审核则较为困难，在工作中审核的彻底性是不够的。某些行政单位预算资金的取得不符合单位预算的季度分月用款计划，各项收支标准不符合规定，应缴财政专户款不及时足额上缴；费用开支范围超过规定额度。造成这些情况的主要原因是财务管理松散，会计人员对政策法规不熟悉、不了解。这些不符合预算会计制度及相关法律、法规的行为若在会计审核中不及时发现并纠正的话，会严重影响到会计报表反映的客观业务的公正性。因此在不断完善编表技术同时，要加大对行政单位工作人员的思想教育，使他们自觉执行制度规定，单位领导要加大执行方针、政策的刚性，从源头控制，以身作则，增强报表可信性。
会计报表审核需要与会计报表分析进一步相结合。报表审核能得出对客观事项反映是否真实的结论，但不能通过事实表象反映整个预算资金运动连续的过程和积累结果的实质。在行政单位中报表审核和分析是两个重要的编制步凑，但不少行政单位尤其是基层单位对两者结合力度不够，往往在对会计报表进行审核后就直接上报上级单位，即使对报表进行了分析也是只注重对年终收支数是超支还是结余的比较，而忽略了对人员增减情况、固定资产利用情况、开支水平的分析，这样就形成了编的出报表，说不出理由的现象。这种现象的存在影响了会计报表分析的全面性，是达不到财务管理的目的的，因此进一步加强报表审核与分析的结合，在对会计报表进行审核后要及时运用结构百分比法、比率分析法等方法对报表反映的相关情况进行分析。
5、会计报表反映政府财务状况的全面性尚需进一步加强
现行的会计报表只能反映预算收支执行情况，它只是政府会计的一个侧面，不能提供整个政府的营运业绩和财务受托责任的会计信息，不利于会计信息使用者做出正确的判断。如各级政府代行国有资产管理职能，这些资产犹如企业对外投资一样，必须将原始投资及未分配的留存收益等作为企业产权进行会计确认、计算、记录和报告。然而现行的行政单位会计报表体系中恰恰遗漏了这个重要政府财务活动内容。这样，可能使国有资产等不到有效运用，引发潜在的财政危机。因此，会计报表应进一步加强对政府财务状况全面性的反映，完善对国有资产的核算和监督。
七、行政单位会计报表的改善措施
行政单位会计报表存在的问题造成的危害是巨大的，不仅不能对行政单位的财政情况进行准确的记录，对于上级领导的决策可能造成误导。因此，下面就行政单位会计报表存在的问题提出几点改善措施。
1、完善行政单位会计报表结构在编制行政单位会计报表的时候，要根据其具体的作用，对报表的结构进行合理的编制。常用的五种行政会计报表里面涉及的内容也要完整，行政单位对于将要记录的栏目要严格遵循国家会计制度法律法规的编制基础与编制依据。按照规定的编制原则和编制方法进行合理的编制，对于资产负债表中容易遗漏的会计科目要重点审查。同时，会计人员应当对照对照本年度预算目标，定期对本单位的预算执行做汇总分析与总结，并在基本数据表作出详细说明。对于会计报表中需要对相关数据进行详叙的报表说明，也应当撰写清楚。此外，行政单位会计报表在三公费用的公开口径上宜采取宜大不宜小的政策，对于预案内容等方面也要进一步细化并扩大公开的范围，以减少公众猜忌。在编制表时要利用多角度披露行政单位的收入、支出、结余的情况，以便于满足不同信息使用者的多方需要。以下面两个表常见的资产负债表（年报）和收入支出总表为例：行政单位在编制会计报表时既要严格遵守这种基本结构，又要根据各行政单位的实际情况在明细科目上进行合理的改动与增添，在保证报表完整性的前提下，又能够适应多种场合的使用与需求。
2、严格及时编制财务会计报表市场经济的快速发展，对于会计报表的及时编制要求也越来越高，严格及时编制财务会计报表是充分发挥行政单位会计报表决策参考的前提。因此，会计部门在编制单位会计报表之前，改善有关行政单位会计人员一人多岗兼职过多，职责不明确的情况。合理设置的会计岗位，负责定期及时的编制各种财务报表，并将相关职责落实到人。对于不能及时编制与报送会计报表的工作人员，要给予警告与处罚， 切实提高报表编制的及时性。
3、确保会计报表内容真实行政单位的会计报表必须具有是真实的、准确的，这样才能为上级领导的决策提供完整的信息。因此，在完成报表记录之后，会计部门还要对报表的真实性进行严格的审核以确保以内容信息真实。首先，核对数字的真实性。会计人员要根据核对无误的会计账簿进行会计报表的核对，保证报表数据的真实，同时，对于其中的一些账目之间的运算也要进行详细的核对，保证计算的准确无误；其次，要杜绝白条入库、伪造捏造会计凭证的现象，抵制虚假报表，对审核人员以培训形式提高相关审核人员对于报表真实性的甄别水平。此外，对于向上级递交的会计报表必须经过行政单位会计部门的主管人员和负责人审阅，签字盖章之后才能够向上级呈报，保证行政单位负责人对报表的相关内容的真实性、合法性和完整性负法律责任；最后，行政单位要加强对单位各项资产的监督和管理，并进行定期的资产清查工作，确保单位的账目与实际情况相符，防治会计人员的弄虚作假，保证行政单位会计报表的合法性。四、总结总之，会计报表对于行政单位来说，其意义是巨大的，相关负责人应该明确意识到会计报表的重要作用，并及时的发现当前会计报表编制和相关问题中存在的问题，并根据单位的具体情况，积极的采取合理的措施，改善会计报表中存在的问题，从而让会计报表发挥其真正的作用，准确记录行政单位的运行状况，为决策者提供更加有力的参考资料。
4、加强会计报表的规范性和灵活性的有机结合。目前会计单位多采用国家统一制定的会计报表格式、会计科目，但是对于某些行政单位来说所涉及的会计事务较少，所以许多会计报表根本无需填列，主管会计部门可以根据基层会计单位的规模来设置适宜的报表格式及内容。
5、对于规模较大的二级预算单位来说可以实行总会计与总出纳制度。各所属站、所以及下属各事业单位各种会计事项必须经 总会计由单位领导批准，期末会计报表由总会计编制、总出纳签章，专人复核，使责任层层落实。
6、加强整个会计报表体系与国际惯例的接轨。目前，社会主义市场经济体质改革的不断深入，市场运行机制日趋完善，我国对会计报表体系的创新、改革也不断推进。但我国会计报表体系在某些方面与国际惯例不符。因此，会计报表应随着部门预算、政府会计的推行就其内容和格式不断完善。
参 考 文 献
《预算会计》.西南财经大学出版 樊羁光
《会计报表分析》中国人民大学出版社 刘杰
《政府财务报告问题研究》上海财经大学出版社 赵建勇
中华人民共和国财政部文告.财政部关于开展 2001 年度地方企业行政事业单位会计决算报表稽核工作的通知
