浅析我国会计电算化的问题

一、我国企业会计电算化存在的问题

二、我国企业会计电算化存在问题的原因分析

三、实施会计电算化的有效措施

内 容 摘 要

21世纪人类进入了全面信息化，当然会计这个传统行业也随之进步，最大的体现就是会计电算化。会计电算化是会计进入信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。从总的情况看，经过多年的实践和改进，会计电算化的形势和基础比较好，基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变。随着新的会计电算化软件的应用，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，金融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。它推动会计理论和会计技术的进步，节省会计人员的时间和精力，全面提高会计工作效率和质量，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。因为我国会计电算化发展迅速导致该行业存在一些问题。本文论述会计电算化在发展和实践中存在的问题以及解决对策，有助于会计电算化的实际应用。

浅析我国会计电算化的问题

 会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。

 狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。 　　

 　广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 　　

 会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源 

我国会计电算化存在的问题

 1、会计从业人员计算机知识匮乏一般会计人员所把握的知识、理论仅能满足手工会计核算，而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要把握一定会计专业知识，还要把握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法把握的不够透彻和熟练，对软件的熟悉有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。

2、会计软件不兼容我国的软件开发公司，都强调突出自己的会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件相互不能兼容，使用方法上也存在差异，给用户带来不便。如现在的用户软件等。由于财务人员会计电算化基础知识相对薄弱，会计软件经销商为了自己的利益不得不负担起对用户单位操作人员的培训、初始建账等方面的责任。也就是说，销售的数量和范围越大，需要服务的对象和范围也就随之提高。这种软件不兼容性的结果影响了会计电算化的发展。

3、会计信息安全性差财务数据往往是企业的机密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。目前，我国不少地方对会计电算化工作的安全性和保密性重视不够，在实际工作中存在许多安全隐患。一些会计电算化的具体操作者未能按照程序操作，导致会计资料的丢失或错误的出现，实行会计电算化的单位财务人员对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防病毒和黑客的侵入。

 4、 会计电算化档案管理制度不完善。由于实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后,应及时备份硬盘数据,并且每次备份不少于两套,分两地存放;按时清理磁盘备份,每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据将无法恢复

二、我国会计电算化存在问题的原因分析

1.我国会计电算化人员的缺乏主要原因是，我国会计电算化教育起步较晚，对会计的日常教育也没有会计电算化教育。大学会计专业要加大计算机的专业培训，或者开设会计电算化专业。会计电算化教育环境是影响和决定会计电算化教育发展的外部因素。近年来，会计电算化教育的外部经济环境发生了变化：1.IT时代的到来，电子商务、财务软件的普及及入世的冲击，造成我国经济体制、会计制度、会计核算方式在较短时间内发生了巨大的根本性变化；2.高科技时代会计电算化人才培养的高额成本，造成教育部门、民间职业团体资金来源得不到保障；3.会计职业界与教育界缺少沟通和交流的渠道，因而人才培养的目标性不明确，紧迫感不强，人才培养的速度滞后于职业界发展的速度。

2.会计电算化软件的不兼容性主要原因是：我国会计电算化软件都是靠商业开发，不同的软件公司开发软件核心不同，为了排挤竞争对手大家都不能兼容对方的软件，政府在这方面也没有很好的做出监管。打破商业壁垒是需要政府的合理调控。

3.会计信息安全的问题是会计电算化发展的瓶颈，主要原因是会计人员安全意识缺乏，加上对计算机网络的知识缺乏。要建立会计人员的安全意识是最重要的。电算化会计信息都是存贮在数据库里的,比如常用的用友软件就用的是SQL数据库,而数据库里的数据是可以直接独取的,可以不用用友软件就可以读取数据,换句话说,别人用软件通过申核写到数据库里的数据,你完全可以用SQL工具直接读出来或是修改.

正确的说法是电算化会计的信息一方面取决于软件的安全与保密(比如写到数据库的数据经过加密),另外一方面也取决于数据库系统的安全性,这两点共同决定了会计信息保密性与安全性

 在工作实践中,大家往往注重软件的安全性,比如设立了主管,会计,出纳等分工和权限,但往往忽略了数据库的安全,SA用户不设密码或是密码太简单，不更换，公开，谁都知道，

　有时候对会计人员保密，而对外包的计算机管理人员管理不够．这些都是造成会计信息保密性与安全性不够高的原因

4、电算化会计档案管理问题形成的原因 　　（1）.对会计电算化本身理解的偏差 　　我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。 　　（2）.尚未引起有关部门的重视 　　不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。 　　（3）.缺乏明确的规章制度 　　由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。 

实行会计电算化的有效措施

培养复合型的会计人才,适应会计电算化工作的要求。会计电算化给会计工作增添了新内容，因此从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。一方面，加强对会计电算化专业知识的培训，使财会人员熟练掌握必要的计算机知识，不断提高操作技能。另一方面挑选和培训专业会计电算化和计算机复合型人才用于软件应用和维护。并充实到财会人员队伍中。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。提高思想认识以计算机替代人工记账不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高。

2、改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。现行的会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要,要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。 完善软件功能，更新必要的硬件设备应采用大型数据库作为数据存储工具，如大型数据库等。电算化软件所要处理的是大量重要的数据和信息，对软件所要支持的数据库的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求，而大型数据库具有安全、数据存储量大、查询方便等特点，能适应各种管理的要求。在软件开发中还应充分考虑应用互联网技术。互联网技术是这几年电子通讯技术中发展最快的技术，能够实现网络化管理、移动办公、并保证体系开放、支持电子商务；实现财务集中式管理、动态查询、实时监控、远程通讯、远程上网服务、远程查询等。制定办公设备更新计划，淘汰老旧硬件，以适应软件和业务发展的需要。平台化的会计软件研发模式通用会计软件平台有以下特点：独立的物化形态；良好的通用性，实现规模效应，避免重复开发和人力资源的浪费；有完整的知识产权，保护创新，实现可持续发展战略；真正体现出知用分离的特点，实现现代信息文明；具有傻瓜化界面，保证平台的易用性，降低操作者的劳动强度和对操作人员知识水平的要求，保证平台不断地技术创新和知识集成，同时不断提高软件质量。

3、会计电算化的安全需要做到以下几点（1）、建立和完善会计电算化的管理制度 。管理制度是保证实现会计电算化安全、准确、可靠的先决条件。管理制度一般包括下列几方面的内容：①各种人员的岗位责任制。确定各种人员的职责范围及其考核办法。会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案治理等岗位；电算化会计岗位包括系统治理、操作、系统维护等工作岗位。②安全保密制度。制定口令密码的使用和管理办法，机房、保卫、数据资料安全等方面应遵循的制度。③机器操作管理制度。规定应遵守的机器操作过程和应注意事项。④数据管理制度。规定输入、输出、存储、查询、使用数据应遵守的制度。⑤会计档案管理制度。修订《会计档案管理办法》，重新规定会计档案的范围、保管办法以及领用手续。⑥系统维护管理制度。规定系统维护的申请、审批和应完成的任务。通过上述部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊行为的。 （2）、加强系统日常操作规范控制 。系统操作规范控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制2个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，不得超权限接触系统，以保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行。操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程。操作规程应明确职责、操作程序和注重事项，并形成一套电算化系统文件，如对进入机房内的人员进行严格审查、规定交接班手续和登记运行日志、规定数据备份及机器的使用规范、规定软盘专用以防病毒感染、规定不准计算机上互联网等等。标准操作规程还包括：软、硬件操作规程、工作运行规程、上机时间记录规程等。 （3）、完善系统维护控制 。系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬、软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统维护包括：硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括对硬件定期进行检查并做好记录，在系统运行过程中出现故障要及时排除并做好故障分析记录。计算机关键性的硬件设备应采用双系统备份。此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置UPS(不间断电源)、防辐射和防电磁波干扰等设备。软件维护包括正确性维护、适应性维护和完善性维护。在软件修改、升级过程，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。 （4）、实体安全控制 。实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求、光和磁介质等数据存贮体的存放和保护。计算机机房应该符合技术要求和安全要求，应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件；机房应配有空调和消防设置等。对用于数据备份的磁介质存贮媒体进行保护时应注意防潮、防尘和防磁，对每天的业务数据备双份，建立目录清单异地存放，长期保存的磁存储介质和光存储介质存贮媒体应定期转贮。 （5）、网络安全控制 。针对网络的特点，需加强以下几个方面的控制。①用户权限设置：从业务范围出发，将整个网络系统分级管理，设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位，层层负责，对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户，并赋予不同的操作权限，拒绝其他用户的访问。②密码设置：每一用户按照自己的用户身份和密码进入系统，对密码进行分级管理，避免使用易破译的密码。③对重要数据加密：在网络中传播数据前对相关数据进行加密，接收到数据后作相应的解密处理，并定期更新加密密钥。④病毒的防范与控制：防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范病毒管理制度，具体包括软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用；专机专用；建立软盘管理制度，同时防止乱拷贝软盘；安装防病毒卡和反病毒软件，定期检测并清除计算机病毒；采用网上防火墙技术等。（6）、加强企业会计电算化的内部审计 。计算机信息系统一方面为会计核算带来便利，一方面也带来了风险。在计算机环境下，除了有意篡改或伪造会计记录等人为的因素之外，又加入了计算机技术因素，因此出现了新的特有风险：①信息系统的安全性不能得到很好的保证。对人员接触系统缺乏控制，数据的毁损和失窃，对外来入侵者和病毒入侵缺乏严密的防御。②信息系统的数据处理不合逻辑。由于系统开发人员并非专业的业务人员，对业务很难全面、准确地理解，由此可能导致无法准确地反映业务的实际发生状况，进而导致治理和决策的失误。③可靠性得不到保证。虽然计算机具有速度快、准确性高等特点，但它究竟是一种机械工具，在进行业务处理的过程中，不可避免地会发生这样那样的问题。例如，计算机硬件的故障，软件的设计因素，用户非有意的操作错误等都有可能导致差错发生。④不能消除人为的舞弊行为。随着计算机在会计领域应用的日益扩展，利用计算机进行贪污盗窃的犯罪案件随之出现，并且在数量上有逐渐增长的趋势。计算机犯罪舞弊行为主要发生在不易引起人们注重的地方，舞弊的手段具有极大的隐蔽性，造成的损失更加惊人。因此，在会计电算化以后，对其监督更有必要，计算机审计工作也就变得非常迫切了。 电算化内部审计是内部会计控制的一种特殊形式，在某种意义上说是对其他内部控制的再控制，因而是电算化系统内部控制最有效的手段之一。通过电算化内部审计，可以发现各种控制手段的弊端，找出进一步改进的措施。在系统运行的各个环节，都应有内审人员参与，定期检查和测试电算化会计系统的工作情况，参与制定和监督执行相关管理制度，建议修改或选择会计软件。 总之，我们要围绕内部会计控制目标，结合电算化内部会计控制的特点，选择新的更多的控制对象，采取更好的控制方式，来构建一套较为完善的内部会计控制体系，以适应更高的控制要求，使会计电算化的内部控制对社会经济发展发挥越来越重要的作用，促进会计电算化事业向更高的高度和广度发展。。

5、会计电算化档案管理应做到以下几点。（1）.完善电算化下会计档案管理各项制度 。会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是： ①建立电算化会计档案的归档制度 。首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 ②、建立电算化会计档案的保管制度 。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容， 根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。一般情况下,企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质档案有损坏要进行修补,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长(超过十五年),完全能够满足一般会计账薄保管的需要而且一次刻录后,光盘不再能重复擦写,可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。③、建立严格的借用手续制度 。要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室,财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。 　　（2）.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构 　　由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。 　　会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。 　　同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。 　　3.重视理论研究，提高思想重视程度 　　电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。 　　实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。 　　与此同时加大会计法规实施力度,强化企业负责人的第一负责人意识,增强法纪观念,做到有法必依,执法必严,违法必究,从而使会计违规违法行为无立足之地。

参 考 文 献

《会计电算化原理与应用》

《财经法规与会计职业道德》