资兴市乡镇机关档案管理工作浅探
乡镇机关档案管理工作是基层组织工作的重要内容，是见证乡镇经济和社会发展的重要凭证，是推进乡镇全面建设的重要载体，理应摆上乡镇党委、政府工作的议事日程。但从近期调查了解的情况看，资兴市部分乡镇在档案管理规范化建设等方面存在诸多问题，已经影响和制约了乡镇党委政府对整体工作的推进和有关问题的解决，迫切需要引起高度重视并积极加以整改和规范，以确保乡镇档案整体功能的有效发挥。本文分析了资兴市当前乡镇机关档案管理存在的几个主要问题：档案意识淡薄，领导重视不够；档案室建设简陋，经费投入不足；档案制度不健全，资料保管不善；档案管理人员变动频繁，业务素质不高。对加强资兴市乡镇机关档案管理工作提出了一些对策与建议：一是提高认识，进一步加强对档案工作的领导；二是加大投入，进一步夯实档案工作基础；三是健全制度，进一步规范档案资料管理；四是督促指导，进一步加强档案管理队伍建设。
一、前言
乡镇在我国是最基层政治组织和政权组织。乡镇档案是乡镇党委、政府机关在公共行政管理活动中所直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等多种形式的历史记录，是乡镇工作的宝贵信息资源。如今档案工作涉及到的领域越来越广泛，做好档案工作，对于落实科学发展观，促进农村经济和社会协调、可持续发展，具有重要的现实意义和历史意义。进入21世纪，随着改革的不断深化，资兴市乡镇档案管理还面临着许多亟待解决的问题，切实加强乡镇档案管理是该市当前的一项十分重要的工作。
二、当前乡镇机关档案管理中存在的问题
2.1 档案意识淡薄，领导重视不够
近年来，资兴市的乡镇领导主要精力都放在“抓改革，谋发展、搞建设，树政绩”上，整天忙于中心工作或民心工程，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，了解不深，许多乡镇干部档案意识相当薄弱。有的领导甚至认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。有些乡镇对档案工作重视不够，没有把档案工作列入政府工作计划，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。
2.2 档案室建设简陋，经费投入不足
目前，资兴市大部分乡镇的档案室建设不标准、不规范，基础条件十分差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些乡镇因受办公条件的限制，没建立专用的综合档案室，而是与乡办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的乡镇把档案和杂物堆放一室，既潮湿又阴暗，根本不能存放档案资料。
2.3 档案制度不健全，资料保管不善
许多乡镇档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的乡镇虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，乡镇档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值。由于档案保管条件简陋，保护措施不到位，很多乡镇历史久远的一部分档案资料已经被虫蛀，发生霉变腐烂。
2.4 档案管理人员变动频繁，业务素质不高
就资兴市而言，由于体制的问题，乡镇档案管理员没有专职的，大部分是兼职，再者是档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，业务素质要求高，很多干部都不愿干，有些干了一两年就强烈要求调换岗位。大部乡镇的档案管理工作任务均落在办公室主办秘书一人肩上，乡镇秘书本身工作任务就繁重，基本上没有时间去管理或整理乡上大量的档案资料，有时也只是应付而已。乡镇秘书或档案管理员变动也是十分频繁，基本上是一两年一换，有的乡镇甚至一年换两次，就该市的乡镇档案管理队伍来看很不稳定，导致上级档案部门的业务培训跟不上步伐，有的管理员是刚刚培训完就换岗不干了，新手业务又不熟悉，管理人员整体业务素质提不高，档案管理就管不好。
三、加强乡镇机关档案管理工作的对策与建议
3.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导
在新的历史时期，各乡镇党委、政府一定要站在构建社会主义和谐社会的高度，充分认识档案工作对促进经济社会发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感；同时又要充分认识档案工作是促进社会主义物质文明、政治文明、精神文明协调发展，建设和谐社会的基础性工作；要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务；要在广大干部群众中组织开展形式多样档案法规宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用，不断提高全社会的档案法律意识。领导的重视是做好档案工作的重要保证。各乡镇党委、政府要切实加强对档案工作的领导，把档案工作列入领导的议事日程，与其它工作同布置、同研究、共发展，强化领导责任意识，要认真落实领导干部档案工作责任制；要成立以乡镇长为组长的领导机构，明确一名分管领导具体抓，配备好热爱档案工作、业务能力强的相对稳定的专职档案管理员；乡镇党委、政府要经常召开联席会议研究档案工作，认真听取关于档案工作汇报，落实相关工作经费，及时解决档案管理中出现的一些问题，时刻关心和支持档案工作者，努力为档案事业的发展创造良好的环境。
3.2 加大投入，进一步夯实档案工作基础
档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。因此，乡镇财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各乡镇要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的乡镇还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
3.3 健全制度，进一步规范档案资料管理
实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各乡镇首先要严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、整理、归档工作和对档案文件要严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作；其次要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，如《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案工作人员岗位责任制》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等；对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。
3.4 督促指导，进一步充实档案管理队伍
档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。首先就要求各乡镇选配好档案管理人员，要从青年干部中挑选综合素质高，热爱档案事业的干部充实到档案管理队伍，尽可能设立专职管理员，兼职不能多，建立稳定的档案队伍；要经常关心和支持档案管理员的工作，为他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，让他们工作上有想头，政治上有奔头，安心本职工作。其次是档案主管部门要加强工作指导，通过举办档案业务培训班或抽调乡镇档案管理员进行跟班学习或以会代训等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，可以加强档案队伍之间的交流。再次是档案部门要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，实现档案执法检查的制度化、经常化、规范化，通过加强档案管理来实现乡镇各项工作的正常开展，实现全市农村经济社会的协调发展。
