目 录
一、会计电算化的意义
(一)减轻会计人员的工作强度，提高会计工作效率
(二)促进会计工作规范化，提高会计工作质量
(三)促进会计工作职能的转变
(四)促进会计队伍素质的提高
(五)为整个管理工作现代化奠定基础
(六)推动会计制度改革，促进会计自身的不断发展
二、会计电算化运用中存在的问题
(一)对会计电算化的认识还不到位
(二)电算化基础管理工作十分薄弱
(三)会计软件存在缺陷
(四)会计从业人员素质参差不齐
三、新形势下会计电算化运用的对策
(一)选择适合自身需要的会计软件
(二)做好会计管理基础工作
(三)完善和健全单位会计电算化内部控制制度
(四)提高企业会计从业人员的素质
(五)增强会计电算化信息系统的安全性、保密性
(六)做好电算化会计档案管理
(七)加大监督审计力度
内 容 摘 要
会计电算化改变了会计数据处理方式和账务处理方式及内部控制制度，使财务人员减轻了劳动强度，提高了会计信息收集、整理、传输反馈的准确程度，使会计工作能更好的满足单位管理的实际需要。会计电算化的实施更有利于上级会计管理机构借助核算系统以统一的核算标准实施集中监督，增强监督力度，有效提高风险揭示能力，在一定程度上起到控制违规违章的作用。使会计工作变得轻松，会计数据变得准确，会计管理变得安全。但在运用过程中，会计电算化也面临认识不到位、软件缺陷、管理不当等许多实际问题，严重影响和制约着会计电算化的发展。针对存在的问题，各级各部门结合本单位工作实际，采取完善制度、加强管理等相应措施及对策，确保会计电算化的顺利实施。
浅谈会计电算化在财务工作中的运用
一、会计电算化的意义
会计电算化是计算机技术与现代会计相结合的产物，是现代会计学的重要组成部分，是一门研究计算机会计理论与计算机会计实践的学科。实现会计电算化以后，使会计工作变得轻松，会计数据变得准确，会计管理变得安全。
(一)减轻会计人员的工作强度，提高会计工作效率
实现会计电算化后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加大其准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账以及编制报表和会计核算数据分析等工作。与手工会计相比，数据处理无论在准确性还是在处理速度上都发生了很大的变化，会计信息的准确性、及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度大大提高，财务处理程序也趋于简单。
(二)促进会计工作规范化，提高会计工作质量
由于在电子计算机应用中，对会计数据来源提出了一系列规范要求，而且数据在处理过程中能始终得到控制，在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统一、易出错、易遗漏等问题，可以使会计工作的质量得到进一步提高。
(三)促进会计工作职能的转变
会计电算化后，会计工作的效率提高，会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理，从而促进了会计工作职能的转变，使会计在提高经济效益中发挥出更大的作用。
(四)促进会计队伍素质的提高
会计电算化的开展，一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作要求并争取主动；另一方面，由于许多工作是由计算机完成的，可以提供许多学习新知识的时间，可以使会计人员有接受脱产专业培训的机会。因此，必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。
(五)为整个管理工作现代化奠定基础
会计电算化以后，为单位管理手段现代化奠定了重要基础，可以带动或加速单位管理现代化的实现。
(六)推动会计制度改革，促进会计自身的不断发展
会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革，而且必将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影响，从而促进会计自身不断发展。
二、会计电算化运用中存在的问题
(一)对会计电算化的认识还不到位
一些领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然、是管理现代化的需要。由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，有较大难度。部分管理人员认为电算化仅仅是“以机待账”，软件只需一次投入即可，出现了只重视硬件换代，不注意软件升级的情况。从286、386……一直到奔腾4，机型换了几次，但财务软件仍停留在“古老”的FoxBAXE开发的DOS版上。
(二)电算化基础管理工作十分薄弱
会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等责任，带来了许多新的要求，提出了新的问题。一些财务负责人对电算化知识不掌握，对电算化管理很陌生，只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白，因而对会计电算化数据可靠性发生质疑，造成不会管，不敢管的混乱局面，严重影响了会计电算化的普及和推广。实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。目前，会计系统不少单位没有严密的管理制度或有章不循，使得会计电算化不能正常健康运转。加上基础工作薄弱，建立在此基础上的电算化管理也就难免出现一些问题，导致手工与计算机并行时间过长，增加了会计人员的工作量。
(三)会计软件存在缺陷
1.安全性与保密性差。
许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人员、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。另外数据库缺少必要的加密措施，可以很方便的从外部打开修改。还有一些商业软件为了占领市场，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患，容易产生问题。
2.各核算模块间缺乏衔接。
总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。对会计组织机构及人员素质要求更高。
(四)会计从业人员素质参差不齐
1.会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉，但对计算机知识了解有限，而年轻人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机结合还有待时日。
2.计算机培训教材老化。计算机技术发展很快，几年时间，计算机速度提高了几十倍。软件操作系统也有质的变化。而现在的教材大多是几年前的，所介绍的知识陈旧，实用性不强，经过这样培训并通过考试的人员实际操作能力差，只是拿个证而已。
3.对会计人员的再培训和定期考核工作缺乏连续性、系统性。企业实施会计电算化后，需要大量的高技能熟练使用计算机，同时又懂得会计知识的全面人才，但这样的人才不是简单的计算机加会计，而是根据企业实现不同的电算化方式，对电算化人才的要求也有所区别。
三、新形势下会计电算化运用的对策
(一)选择适合自身需要的会计软件
当前市场上的商业会计软件种类繁多,而且由于每个单位的经营管理模式和财务核算方式各不相同,所以在选用商业软件时,不应盲目追求软件的“大而全”,而应结合单位自身的特点,选择适用于本单位财务核算与经营管理模式的模块,例如一般单位只须选用财务核算、财务分析、固定资产管理、工资管理、财务报表等几个软件模块,就基本可以达到财务管理工作的目的。同时,单位应根据实际情况,开发和研制一些企业内部的实用管理模块,这样既可最大限度地运用计算机系统为企业提供理财与核算方面的服务,又可有效地降低企业的经营成本,满足企业会计管理工作的实际需要。
(二)做好会计管理基础工作
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。
会计电算化虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程序化。管理人员的现代化管理意识,在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理要求。
(三)完善和健全单位会计电算化内部控制制度
会计电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动。因此，如何防止数据被非法修改及如何尽可能避免利用计算机进行犯罪是电算化内部控制必须解决的问题。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化，大部分处理由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，其审查、稽核机制被削弱。为了减少误操作，提高输出的会计信息质量，电算化会计信息系统必须具备严密的内部控制功能和手段。
会计电算化系统管理人员应该在每个会计年度初期检查组织结构、职权和责任的分配与分工情况，按照职责权限进行合理授权分工，确保处理业务过程中各岗位间的相互监督和制约。
(四)提高企业会计从业人员的素质
提高会计人员素质,加强会计基础工作的规范性。这项工作在实施会计电算化的过程中至关重要。尽管计算机能够加快信息的提供与处理速度,但如果会计人员连日常会计事项都处理不好,那么就很难充分利用计算机开展日常工作,所以会计人员首先必须具有较高的专业素质,认真做好会计基础工作,才能充分保证录入信息的合理与准确。另一方面,不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构,一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。会计电算化促进会计工作职能的转变,引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。会计电算化使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,会计人员有更多的时间参与企业经营管理,促进会计工作职能发生转变。从而,引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外,还有计算机专业人员。计算机专业人员的主要任务是保证软、硬件设备和整个系统的正常运转,使其在会计核算过程中发挥应有的作用。这样才能适应会计电算化工作的客观要求。
(五)增强会计电算化信息系统的安全性、保密性
安全控制是计算机系统运行的外部环境，主要包括人员安全、硬件安全和软件安全。人员安全是指操作人员的权限限制、密码控制、操作日志记录、以及禁止非电脑操作人员接触电脑等；硬件安全是指电脑本身及其附属设备的安全性，比如电脑硬盘的生命周期、单独的安全供电系统、保护性设备的配备；软件安全指财务软件本身的安全性，以及对抗病毒、黑客攻击的能力，包括数据保密、访问控制、身份认证和识别、入侵检测等等。因此需加强会计电算化条件下的内控制度：
1、加强程序操作控制。为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程的办法，这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括：(1)无关人员不能随便进入机房操作；(2)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；(3)数据录入员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修改：(4)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据：(5)不准把外来的软盘带进机房；(6)发现输入内容有误的，需按系统提供的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；(7)开机后，操作人员不能擅自离开工作现杨：(8)要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。当然，这些制度并不是一成不变的，还必须随着企业经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
2、加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能的相对集中，企业必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制。所谓职责分工是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。而组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。
3、加强系统安全与网络的安全控制。加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：(1)订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；(2)设置操作权限限制；(3)操作人员身份的密码控制；(4)数据存储和处理相隔离：(5)机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。
为了保证财务信息处理质量，必须减少差错和事故的产生，要健全管理制度。包括机房、操作、文档和数据等管理制度．保证计算机系统正常运行和防止文档、数据等遭受非正常破坏；系统维护员、操作员和数据管理员应合理分工，相互制约，相互监督，预防舞弊事件的发生；各级人员、每个工作人员都得到一定的授权，并以密码加以控制，防止非法操作和越权操作；严格电算化业务处理流程，防止重复操作、遗漏操作和误操作，违反操作流程和操作时序要及时予以制止；电算化操作中，通过屏幕直接进行业务处理的编辑和修改，一旦存盘就不能直接修改，要修改必须通过冲正或补充登记更正．并要说明理由、修改对象、经手人等，以备事后查证；为了防止非法改动数据，必要时可把计算机文件定义为可读文件、专用文件、保密文件。重要的文件加以密锁，以加强文件数据的保护。建立操作日志制度，一旦出现问题，顺藤摸瓜，可以查清责任者。
(六)做好电算化会计档案管理
为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。
1.电算化会计档案的收集
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
2.电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。
3.电算化会计档案的利用
即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。二是所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
(七)加大监督审计力度
会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术。加强审计监督有两层含义：一是通过审计人员对会计电算化系统的每一个环节进行核查监督，并审核和评估内部控制制度，发现内部控制系统的弱点，改善内部控制；健全相关的法律制度建设，法制的建设和实施是对付计算机犯罪行为的有力措施。建立计算机系统的保护法律，明确计算机系统中哪些东西或哪些方面受法律保护或受何种法律保护，以及这些行为的处治办法，从而震慑舞弊行为。另一个方面要提高审计人员的素质，加强对舞弊手法的甄别能力，同时要加快审计电算化的开发和应用，以适应对会计电算化系统的审计要求。
总之，在各种信息高速发展的时代，会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。电算化会计整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据（信息）的处理是通过程序来进行的。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制，控制的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护，以及会计信息和会计档案的保存和保管。各行业会计制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。
因此，在由手工账过渡到电算化的过程中，应该了解电算化的特点与优点，摒弃传统的一些会计核算方法，采用适合会计电算化，能够充分发挥电算化功能的会计核算方法。会计电算化的实现，必然带动会计核算对象、内容、方法等会计理论和会计技术的发展，促进会计制度的改革。
【参考文献】
[1] 张素云.建立顺应会计电算化发展的内部控制制度
[2] 中阁田.会计电算化对内控制度的影响及对策
